Projekte, Zeiten & Kosten im Griff: So behalten Dienstleister den Überblick

Agenturen, Berater und IT-Dienstleister kennen das Problem: Projekte laufen parallel, Zeiten werden nachträglich erfasst und am Monatsende stellt sich heraus, dass ein Projekt doch nicht rentabel war. Der Überblick fehlt – und damit die Grundlage für fundierte Entscheidungen.

Warum Dienstleister besondere Anforderungen haben

Im Gegensatz zu Produktunternehmen verkaufen Dienstleister Zeit und Expertise. Das bedeutet:

• Jede Stunde, die nicht erfasst wird, ist verlorener Umsatz.

• Die Rentabilität unterscheidet sich von Projekt zu Projekt erheblich.

• Ressourcenplanung ist entscheidend, um Über- oder Unterlastung zu vermeiden.

• Kunden erwarten Transparenz über Aufwand und Fortschritt.

Projekte strukturiert planen und umsetzen

Die Mesh App bietet ein Projektmanagement, das speziell für dienstleistungsorientierte Unternehmen funktioniert:

• Projekte mit Meilensteinen: Große Projekte in überschaubare Phasen unterteilen. Jede Phase hat eigene Aufgaben, Verantwortliche und Deadlines.

• Zeiterfassung pro Projekt: Stunden direkt auf Projekte und Aufgaben buchen. Am Ende weiß man genau, wie viel Zeit tatsächlich geflossen ist.

• Budget-Tracking: Geplante vs. tatsächliche Kosten im Blick behalten. Abweichungen werden frühzeitig sichtbar.

• Team-Auslastung: Auf einen Blick sehen, wer Kapazitäten frei hat und wo Engpässe entstehen.

Rentabilität sichtbar machen

Das wichtigste Instrument für Dienstleister: Projekt-Auswertungen. Die Mesh App zeigt pro Projekt den tatsächlichen Aufwand, die erzielten Einnahmen und die resultierende Marge. So lässt sich datenbasiert entscheiden, welche Projektarten sich lohnen und wo nachgesteuert werden muss.

Rechenbeispiel: Was fehlende Zeiterfassung kostet

Eine Agentur mit 5 Mitarbeitern erfasst ihre Zeiten bisher nur grob. Im Schnitt gehen pro Person 30 Minuten täglich „verloren” – nicht dokumentierte Arbeitszeit, die nicht abgerechnet werden kann. Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 95 € sind das ca. 4.750 € Umsatzverlust pro Monat.

Von der Zeiterfassung zur Rechnung

Die erfassten Zeiten können direkt in Rechnungspositionen überführt werden. Das spart den Umweg über manuelle Abrechnungslisten und sorgt für korrekte, nachvollziehbare Rechnungen, die Kunden sofort akzeptieren.

Fazit:

Für Dienstleister ist der Überblick über Projekte, Zeiten und Kosten existenziell. Die Mesh App liefert genau diesen Überblick – und macht aus einer gefühlten Einschätzung eine datenbasierte Steuerung.