Events als Projekte
Jedes Event ist ein Projekt mit Kunde, Termin, Location und Gästezahl. Ablaufplan, Hallenplan und Technikrider hängen als Datei daran, Absprachen als Notiz.
Die Software für Eventagenturen
Software für Eventagenturen von der Anfrage bis zur Schlussrechnung
Die Mesh App führt Anfragen, Angebote, Dienstleister, Team, Technik und Rechnungen pro Event zusammen. Du planst, wer wann wo aufbaut, bestellst bei Partnern direkt aus dem Projekt und siehst nach dem Event, wie viele Stunden es wirklich gekostet hat. Für Eventagenturen, Messebauer und Veranstaltungsplaner.
14 Tage kostenlos testenDas Event läuft. Die Organisation dahinter oft nicht.
Auf der Bühne merkt niemand etwas. Hinter den Kulissen liegt das Briefing in einer Mail, das Budget in Excel, die Zusagen der Dienstleister im WhatsApp-Verlauf und die Teamplanung auf einem Whiteboard im Büro.
Kurz vor dem Event kommen 50 Gäste dazu, die LED-Wand steht am selben Tag auf dem Messestand, und nach dem Event weiß niemand genau, welche Zusatzleistungen der Kunde bestellt hat.
Typische Engpässe in Eventagenturen:
- Anfragen kommen per Mail, Telefon und Ausschreibung und versanden.
- Angebote werden aus alten Events kopiert und angepasst.
- Aufträge an Catering, Technik und Fotografen laufen über verstreute Mails.
- Team und Technik sind an parallelen Events doppelt verplant.
- Änderungen kurz vor dem Event fehlen auf der Schlussrechnung.
Die Mesh App hält alles am Event zusammen, vom ersten Briefing bis zur bezahlten Rechnung. Das Team weiß, wann es wo sein muss, und das Büro weiß, was abgerechnet wird.
Funktionen
Eventplanung Software: alles an einem Event
Angebote aus Bausteinen
Konzept, Projektleitung, Technik und Partnerleistungen liegen mit Preis im Artikelstamm. Daraus baust du das Angebot in Minuten statt aus dem letzten Event zu kopieren.
Team je Event einteilen
In der Disposition teilst du Projektleitung, Aufbau-Crew und Hosts tageweise ein. Laufen zwei Events parallel, siehst du sofort, wer noch frei ist.
Technik und Fahrzeuge buchen
LED-Wand, Traversen, Bühnenpodeste oder den 7,5-Tonner buchst du tageweise auf das Event. Ist etwas schon verplant, siehst du das vor der Doppelbuchung.
Stunden je Leistung
Dein Team bucht seine Zeit auf die Leistungen des Events. So siehst du, ob Konzept und Koordination mehr Stunden gekostet haben als kalkuliert.
Leistungen und Preise
Tagessätze, Mietpreise für Technik, Personal pro Stunde und Logistikpauschalen pflegst du einmal im Artikelstamm und nutzt sie in jedem Angebot.
Event CRM: von der Anfrage zur Zusage
Jede Anfrage landet als Lead in der Mesh App, egal ob sie per Mail, Telefon oder über eine Ausschreibung kommt. Größere Projekte verfolgst du in der Sales Pipeline, damit kein Pitch in Vergessenheit gerät.
Das Angebot erstellst du aus deinem Artikelstamm und schickst es als Link. Der Kunde sieht es im Browser und nimmt es online an, mehr dazu unter Angebots-Links. Aus dem angenommenen Angebot wird das Event-Projekt mit allen Absprachen.
So weißt du jederzeit, welche Events fest zugesagt sind und welche noch offen.
Dienstleister, Anzahlung und Schlussrechnung
Aufträge an Catering, Technikverleih oder Fotografen erstellst du als Bestellung direkt am Event-Projekt. To-dos wie Genehmigungen, Anlieferung oder Probe hängen als Aufgaben mit Fälligkeit und Verantwortlichem am Event.
Vor dem Event stellst du eine Teilrechnung als Anzahlung. Bestellt der Kunde kurzfristig eine Fotobox dazu, merkst du das als Zusatzleistung vor. Die Schlussrechnung enthält alle Nachträge und zieht die Anzahlung wieder ab. Für öffentliche Auftraggeber erzeugt die Mesh App XRechnung und ZUGFeRD.
Mehr zum Ablauf von Angebot bis Rechnung findest du unter Angebote und Rechnungen.
Preise
Einfache Preise. Voller Zugang.
Keine versteckten Kosten. Module einzeln buchbar. 14 Tage kostenlos testen – ohne Zahlungsdaten.
Module
pro Unternehmen
pro Monat, egal wie viele mitarbeiten
Mitarbeiter
nur 8 € pro Person
im Monat · 1 Mitarbeiter inklusive
Preisrechner
Stell dir dein Paket zusammen
Module zahlst du pro Monat für den ganzen Betrieb, nicht pro Person. Für jeden weiteren Mitarbeiter kommen nur 8 € im Monat dazu.
Mitarbeiter
1 inklusive · jeder weitere +8 €/Monat
Für alle Betriebe
Für Handwerk und Bau
Was steckt in den Modulen?
Jedes Modul deckt einen klaren Bereich im Betriebsalltag ab – hier im Detail.
Kontakte / CRM
Alle Kunden, Leads und Firmen zentral verwalten – mit Historie, Notizen und individuellen Feldern. Die Datenbasis für den gesamten Betrieb.
- Zentrale Kundendatenbank mit Firmen- und Ansprechpartner-Verknüpfung
- Vollständige Kontakt-Historie: Notizen, Aktivitäten, Dokumente
- Individuelle Felder für eure eigenen Anforderungen
- Segmentierung und Filter für gezielte Auswertungen
Leads / Vertrieb
Vom ersten Kontakt bis zum Abschluss: Leads erfassen, die Sales-Pipeline steuern und per Automatisierung und Newslettern nachfassen.
- Lead-Erfassung über Formulare und manuelle Eingabe
- Visuelle Sales-Pipeline mit frei definierbaren Phasen
- Automatisierte Nachfass-Sequenzen
- Newsletter-Marketing direkt aus dem CRM
Projekte
Projekte planen, Aufgaben und Meilensteine verteilen und Fortschritt, Auslastung und Ressourcen jederzeit im Blick behalten.
- Aufgaben- und Meilenstein-Planung je Projekt
- Dashboards mit Fortschritt und Auslastung in Echtzeit
- Ressourcenplaner für Team und Kapazitäten
- Auswertungen und Berichte pro Projekt
Dokumente / Rechnungen
Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen sauber erstellen, versenden und nachverfolgen.
- Angebote und Auftragsbestätigungen aus Vorlagen
- Lieferscheine und Rechnungen automatisch erzeugen
- Mahnwesen mit Fristen-Überwachung
- Nachverfolgung von Status und Zahlungseingang
Einkauf
Bestellungen abwickeln, Produkte und Belege verwalten und den Einkauf übersichtlich auswerten.
- Bestellungen anlegen und Lieferanten verwalten
- Produkt- und Artikelverwaltung
- Belege zentral ablegen
- Auswertungen zu Einkaufsvolumen und Kosten
Zeiterfassung
Arbeitszeiten mobil oder am Desktop erfassen – mit Stundennachweisen und Auswertungen für Projekte und Abrechnung.
- Zeiterfassung mobil und am Desktop
- Stundennachweise je Mitarbeiter und Projekt
- Zuordnung von Zeiten zu Projekten und Aufgaben
- Auswertungen als Basis für die Abrechnung
Finanzen
Bank und Kassenbuch (Cashbox) im Griff – Einnahmen, Ausgaben und Liquidität jederzeit transparent.
- Bankanbindung für den Kontoabgleich
- Digitales Kassenbuch (Cashbox)
- Übersicht über Einnahmen und Ausgaben
- Liquiditätsplanung auf einen Blick
Automatisierungen / API
Wiederkehrende Abläufe per Regeln automatisieren und die Mesh App über die REST-API an externe Systeme anbinden.
- Regelbasierte Workflow-Automatisierung
- Auslöser für wiederkehrende Abläufe
- REST-API für eigene Integrationen
- Anbindung an externe Systeme
Tickets / Support
Öffentliches Ticket-Portal für Kundenanfragen – eingehende Tickets landen automatisch als Aufgaben im Team.
- Öffentliches Ticket-Portal für Kunden
- Eingehende Anfragen automatisch als Aufgaben
- Zuweisung an Teammitglieder
- Status-Tracking bis zur Lösung
Handwerk light
Aufmaß und Rücklass, die kleine Ausbaustufe für Handwerk und Bau: Messzeilen mit Länge, Breite und Abzügen für Öffnungen – jeder Mengenansatz bleibt samt Formel erhalten. Dazu Haft- und Deckungsrücklass auf der Rechnung. Läuft im Projekt und setzt deshalb das Modul Projekte voraus.
- Setzt das Modul Projekte voraus – das Aufmaß sitzt im Projekt
- Aufmaß aus Messzeilen: Länge × Breite, Abzüge für Öffnungen
- Jeder Mengenansatz bleibt mit seiner Formel nachvollziehbar
- Aufgemessene Menge wird zur Position in Angebot und Rechnung
- Haft- und Deckungsrücklass je Rechnung ausweisen
Handwerk PRO
Die große Ausbaustufe: enthält das Aufmaß und zusätzlich Leistungspositionen mit Soll und Ist, Bautagesberichte als Nachweis und ein Kostenjournal für die Nachkalkulation. Läuft im Projekt und setzt deshalb das Modul Projekte voraus. Entweder dieses Modul oder Handwerk light.
- Enthält alles aus Handwerk light
- Setzt das Modul Projekte voraus – die Tabs sitzen im Projekt
- Leistungspositionen mit Soll-Stunden, -Material, -Lohn und -Erlös
- Ist gegen Soll je Position statt nur für das ganze Projekt
- Bautagesberichte mit Stunden, Wetter, Geräten und Fotos
- Kostenjournal als Basis für die Nachkalkulation
Kundenstimmen
Erfahrungen mit der Mesh App
Die Mesh-App vereinfacht unseren Arbeitsalltag als Firma enorm. Besonders hervorzuheben ist der großartige Mitarbeiter- und Service-Support. Das Team antwortet immer sehr schnell und bemüht sich wirklich, jede Anfrage bestmöglich zu lösen.
Wir, die Erdbau Vorraber GmbH, nutzen Mesh App und können das Produkt uneingeschränkt empfehlen. Die Betreuung und der Support sind hervorragend – besonders die schnelle und unkomplizierte Hilfe, auch über WhatsApp. Wir sind mit der Zusammenarbeit und der Umsetzung äußerst zufrieden.
Top App, alles intuitiv gestaltet. Keine Einschulung erforderlich wie bei anderen großen Anbietern. Wir bleiben dabei!
10 Jahre hat es gedauert, eine tolle Software zu finden die unseren Ansprüchen gerecht wird. Jetzt ist es soweit! Mit "Mesh App" haben wir unseren Partner gefunden. Den technischen Support möchten wir besonders hervorheben. Stets bemüht und innerhalb von Minuten für dich da. Meine Empfehlung geht definitiv an alle raus, die noch am Suchen sind.
Jetzt starten
Teste die Mesh App mit einem Event aus deinem Alltag
Lege eine Anfrage an, schick das Angebot als Link und plane Team und Technik. So prüfst du mit deinen eigenen Abläufen, ob die Software zu deiner Eventagentur passt.
- Ohne Zahlungsdaten
- Sofort einsatzbereit
- Persönlicher Support
Die App für Aufbau, Crew und Büro
Im Büro legst du Event und Einteilung an. Dein Team sieht in der mobilen App, wann es wo im Einsatz ist, und bucht seine Arbeitszeit über die Zeiterfassung direkt auf das Event.
Fotos von der Location-Begehung oder vom fertigen Aufbau hängen mit Datum am Projekt. So hat die Projektleitung alles dabei, und du siehst nach dem Event, wie viele Stunden es wirklich gekostet hat.
Warum Mesh App für Eventagenturen
Weniger Zettelchaos. Mehr Zeit für das Event.
Was du einmal erfasst, steht am Event bereit: für das Team, fürs Büro und für die Rechnung.
In wenigen Tagen startklar
In der Cloud, ohne Installation. Kunden, Dienstleister und Leistungen übernimmst du per Import aus einer Tabelle.
Alles am Event
Termin, Location, Gästezahl, Absprachen, Ablaufplan und Bestellungen an einer Stelle.
Stunden je Event
Erfasste Stunden gegen die Kalkulation, damit das nächste Angebot stimmt.
Team und Technik im Blick
Crew, LED-Wand und Fahrzeuge je Tag eingeplant, auch bei parallelen Events.
Rollenrechte und EU-Hosting
Freie Mitarbeiter sehen ihre Einsätze, nicht deine Kalkulation. Die Daten liegen auf Servern in der EU.
Angebot per Link
Kunden nehmen das Angebot online an, ohne Ausdrucken und Einscannen.
Worauf du beim Vergleich von Eventagentur Software achten solltest
Prüfe eine Software für Eventagenturen mit einem echten Event aus deinem Alltag. Entscheidend ist, ob Anfrage, Angebot, Dienstleister, Einteilung und Rechnung ohne Abtippen zusammenlaufen.
Lassen sich Tagessätze, Technikmiete und Partnerleistungen hinterlegen und schnell zu einem Angebot zusammensetzen?
Siehst du, wer an welchem Tag bei welchem Event eingeteilt ist?
Kannst du LED-Wand, Traversen und Transporter je Tag buchen, ohne Doppelbuchung?
Landen kurzfristig bestellte Zusatzleistungen sicher auf der Schlussrechnung?
Die Mesh App verwaltet keine Teilnehmer, verkauft keine Tickets und baut keine Anmeldeseiten. Sie übernimmt die Agentur-Seite: Anfrage, Angebot, Dienstleister, Einteilung, Zeiten und Rechnung.
Sind Modulpreise und Kosten für zusätzliche Mitarbeiter offen ausgewiesen? Bei der Mesh App rechnest du beides im Preisrechner auf dieser Seite aus.
Kannst du eigene Abläufe ohne Zahlungsdaten ausprobieren? Die Mesh App testest du 14 Tage kostenlos.
Erzeugt die Software XRechnung und ZUGFeRD für öffentliche Auftraggeber? Die Mesh App kann beides.
FAQ
Häufige Fragen zur Software für Eventagenturen
Bei der Mesh App zahlst du die Module pro Monat für die ganze Agentur, nicht pro Person. Das günstigste Modul gibt es ab 3 € im Monat. Ein Mitarbeiter ist inklusive, jeder weitere kostet 8 € im Monat. Deinen Gesamtpreis berechnest du mit dem Preisrechner auf dieser Seite oder unter Preise & Module.
Nicht im Sinne von Teilnehmermanagement. Die Mesh App verkauft keine Tickets, verwaltet keine Anmeldungen und druckt keine Namensschilder. Sie ist die Software für die Agentur hinter dem Event: Anfragen, Angebote, Dienstleister, Team- und Technikplanung, Zeiten und Rechnungen. Für Ticketing kannst du ein spezialisiertes Tool parallel nutzen.
Ja. Die Mesh App kannst du 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Es werden keine Kreditkarten- oder Bankdaten abgefragt. Nutze die Testphase, um ein Event von der Anfrage bis zur Rechnung durchzuspielen.
Dienstleister legst du als Kontakte an. Aufträge an Catering, Technik oder Fotografen erstellst du als Bestellung direkt am Event-Projekt, und To-dos wie Anlieferung oder Probe hängen als Aufgaben mit Fälligkeit am Event. So siehst du an einer Stelle, was bestellt ist und was noch fehlt.
In der Disposition teilst du Mitarbeiter und Technik tageweise einem Event zu. Du siehst, wer und was an dem Tag schon bei einem anderen Event eingeplant ist, und jeder sieht seinen Einsatz in der App.
Ja. Du schickst das Angebot als Link, der Kunde sieht es im Browser und nimmt es online an. Danach machst du daraus das Event-Projekt und später die Rechnung.
Ja. Vor dem Event stellst du eine Teilrechnung als Anzahlung. Die Schlussrechnung nach dem Event enthält alle vorgemerkten Zusatzleistungen und zieht die Anzahlung wieder ab.
Die erfassten Stunden stehen je Leistung am Event und lassen sich mit der Kalkulation vergleichen. Mit der Erweiterung „Handwerk PRO“ ordnest du im Kostenjournal auch Eingangsrechnungen von Dienstleistern dem Event zu und siehst Soll und Ist je Leistung.
Ja. Die Mesh App läuft auf Smartphone und Tablet. Dein Team sieht seine Einsätze, erfasst Zeiten und dokumentiert Fotos direkt an der Location. Zum Speichern braucht das Gerät eine Internetverbindung.
Ja. Messebauer arbeiten mit denselben Bausteinen: Projekt je Messestand, Technik und Fahrzeuge in der Disposition, Teilrechnung und Schlussrechnung. Für Caterer gibt es eine eigene Seite zur Catering Software mit Kalkulation pro Gast.
Du kannst die Mesh App schrittweise einführen und musst nicht alles auf einmal umstellen. Viele Agenturen starten mit Anfragen und Angeboten und nehmen später Disposition, Zeiterfassung und Rechnungen dazu.
Ja. Die Mesh App wird vollständig in der EU gehostet. Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Ein abgestuftes Rollen- und Rechtesystem sorgt dafür, dass nur berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf sensible Kundendaten haben.