Mesh APP · Guide · Rechnungen & Dokumente
Wiederkehrende Rechnungen und Mahnwesen
Zwei Aufgaben, die niemand gerne macht und die beide dasselbe Muster haben: Sie müssen regelmäßig passieren, und wenn sie ausfallen, kostet es Geld. Genau deshalb gehören sie ins System und nicht auf eine Merkliste.
Was du brauchst, bevor du anfängst
Für beide Bereiche brauchst du wenig — aber das Wenige muss stimmen:
- Zahlungsziele sind gepflegt, sonst weiß Mesh APP nicht, wann eine Rechnung überfällig ist.
- Bankabgleich läuft — sonst mahnst du Kunden, die längst gezahlt haben.
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Wiederkehrende Rechnung anlegen und Mahnlauf starten.
SCHRITT 1Wiederkehrende Rechnung einrichten
Unter Dokumente → Wiederkehrende legst du eine Vorlage an: Kunde, Positionen, Texte — wie eine normale Rechnung. Zusätzlich bestimmst du, wann und wie oft sie erzeugt wird.
Die Steuerung
| Intervall | Monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich — je nach Vertrag. | |
|---|---|---|
| Startdatum | Wann der erste Lauf erfolgt. | |
| Ende oder Anzahl | Läuft unbefristet oder endet nach Datum bzw. Anzahl. Befristete Verträge gehören befristet erfasst. | |
| Status | Aktiv oder deaktiviert. Bei Vertragspause deaktivieren statt löschen — dann bleibt die Historie. | |
| Automatisch senden | Entweder Mesh APP legt die Rechnung zur Prüfung vor, oder sie geht direkt raus. |
Empfehlung
Starte mit „zur Prüfung vorlegen". Nach zwei oder drei sauberen Läufen kannst du auf automatischen Versand umstellen — dann weißt du, dass die Vorlage stimmt.
SCHRITT 2Was beim Lauf passiert
Zum Fälligkeitstermin erzeugt Mesh APP aus der Vorlage eine echte Rechnung mit eigener Nummer und eigenem Zahlungsstatus. Die Vorlage bleibt unverändert und wartet auf den nächsten Termin.
Dadurch verhält sich eine wiederkehrende Rechnung wie jede andere: Sie taucht in offenen Posten auf, lässt sich mahnen und über die Bank abgleichen.
Achtung
Preiserhöhungen wirken nur nach vorn: Änder die Vorlage, und alle künftigen Läufe nutzen den neuen Preis. Bereits erzeugte Rechnungen bleiben unverändert — was richtig ist, aber daran gedacht werden muss.
SCHRITT 3Mahnstufen aufsetzen
Eine Mahnung entsteht aus einer fälligen Rechnung und verweist auf sie. Üblich ist ein dreistufiger Ablauf, jede Stufe im Ton deutlicher.
Bewährte Stufen
| Zahlungserinnerung | Etwa 7 Tage nach Fälligkeit, freundlich. Meist wurde es einfach vergessen. | Stufe 1 |
|---|---|---|
| 1. Mahnung | Rund 14 Tage später, sachlich, mit neuer Frist. | Stufe 2 |
| 2. Mahnung | Bestimmt, mit Ankündigung weiterer Schritte und gegebenenfalls Mahnspesen. | Stufe 3 |
Automatisch nachfassen
Über Automatisierungen lässt sich die Erinnerung an eine bestimmte Anzahl Tage nach Fälligkeit hängen. Dann erinnert nicht dein Gedächtnis, sondern das System — und zwar bei jedem Kunden gleich.
Vorher der Blick in die Bank
Mahnungen für bereits bezahlte Rechnungen sind der schnellste Weg, einen guten Kunden zu verärgern. Deshalb gehört der Bankabgleich vor den Mahnlauf.
SCHRITT 4Offene Posten im Griff behalten
Die Liste der offenen Posten ist die Arbeitsgrundlage: wer wie lange nicht gezahlt hat, sortiert nach Verzugstagen. Von dort erzeugst du Mahnungen direkt.
Ein fester Termin dafür wirkt mehr als jede Formulierung: einmal pro Woche, zehn Minuten, immer am gleichen Tag.
Das Ergebnis
Zwei Routinen laufen ohne dich:
- Wiederkehrende Rechnungen entstehen zum Termin — vorgelegt oder direkt versendet.
- Überfällige Rechnungen werden konsequent nachgefasst, bei jedem Kunden gleich.
- Die offenen Posten sind eine gepflegte Liste statt eines Bauchgefühls.
Kleine Dinge mit Wirkung
Zahlungsreferenz als Platzhalter
Steht sie auf jeder Rechnung, findet der Bankabgleich die Zahlung selbst — und die Mahnung entfällt.
Kürzere Zahlungsziele bei Neukunden
14 statt 30 Tage beim ersten Auftrag. Kostet nichts und zeigt früh, wie jemand zahlt.
Wartungsverträge jährlich prüfen
Einmal im Jahr durch die aktiven Vorlagen gehen: Preise, Leistungen, Laufzeiten. Sonst rechnen sie noch 2029 den Preis von 2024 ab.
Häufige Fragen
Kann ich eine wiederkehrende Rechnung pausieren?
Ja, über den Status deaktivieren. Die Historie bleibt, es entstehen nur keine neuen Rechnungen.
Werden Mahnspesen automatisch berechnet?
Du legst sie als Position in der Mahnung an. Ob und in welcher Höhe sie zulässig sind, hängt von Vertrag und Rechtslage ab.
Was, wenn ein Kunde nach der Mahnung zahlt?
Der Bankabgleich setzt die Rechnung auf bezahlt. Die Mahnung bleibt als Vorgang erhalten.
Kann ich mehrere Rechnungen in einer Mahnung zusammenfassen?
Üblich und sinnvoll ist eine Mahnung je Rechnung, weil jede ihr eigenes Zahlungsziel hat. Bei vielen kleinen Beträgen desselben Kunden lohnt eher ein Anruf.
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