Handwerkersoftware kostenlos: Was die Gratis-Tools können – und wo Schluss ist

Kostenlose Handwerkersoftware gibt es in vier Formen: Gratis-Tarife kommerzieller Anbieter, Open-Source-Programme, allgemeine Bürosoftware wie Tabellenkalkulation, und zeitlich begrenzte Testzugänge. Jede davon funktioniert — bis zu einer bestimmten Betriebsgröße und für einen bestimmten Ausschnitt der Arbeit. Dieser Artikel sagt, wo die Grenze jeweils verläuft.

Die vier Wege

1. Gratis-Tarif eines kommerziellen Anbieters

Üblich sind Beschränkungen auf einen Nutzer, eine bestimmte Zahl von Dokumenten im Monat und ein eingeschränktes Funktionspaket. Für einen Ein-Personen-Betrieb mit fünf Rechnungen im Monat reicht das.

Die Grenze kommt in der Regel nicht über die Funktionen, sondern über die Nutzerzahl. Sobald ein Mitarbeiter dazukommt, der Zeiten erfassen oder Rechnungen sehen soll, endet der Gratis-Tarif. Das ist kein Konstruktionsfehler, sondern die Absicht dahinter.

2. Open Source

Es gibt ausgereifte freie Warenwirtschafts- und ERP-Systeme, die Angebote, Rechnungen, Kunden und teils Projekte abdecken. Die Software selbst kostet nichts.

Was kostet, ist der Betrieb. Realistisch sind ein Server oder gemieteter Hostingplatz, die Einrichtung, die Anpassung an das eigene Gewerk und regelmäßige Updates. Wer das selbst kann, zahlt Zeit statt Geld. Wer es einkauft, zahlt an einen Dienstleister statt an einen Softwareanbieter — mit Tagessätzen, die schnell über einem Jahresabo liegen.

Der zweite Punkt wiegt schwerer als der erste: Es gibt keinen Support, der am Telefon erklärt, warum die Rechnung nicht rausgeht. Es gibt ein Forum.

3. Tabellenkalkulation und Textverarbeitung

Der Weg, den die meisten Betriebe tatsächlich gehen. Kundenliste in einer Tabelle, Angebotsvorlage im Textprogramm, Rechnungsnummern in einer weiteren Tabelle.

Bis etwa zwei Personen und 20 Dokumenten im Monat ist das tragfähig. Darüber beginnen die bekannten Probleme: Zwei Versionen derselben Datei, eine Rechnungsnummer doppelt vergeben, eine Preisänderung, die in der alten Vorlage stehen geblieben ist.

4. Der Testzugang

Nicht kostenlos, sondern kostenlos auf Zeit. Für die Frage „funktioniert das für meinen Betrieb“ ist das die ehrlichste Form — vorausgesetzt, der Test läuft mit echten Daten und nicht mit Beispielkunden.

Zum Vergleich der Maßstab, an dem sich die Gratis-Wege messen lassen müssen: Eine Handwerkersoftware wie die Mesh APP führt Kunden, Angebote, Rechnungen, Zeiten und Projekte auf denselben Daten — mit mehreren Nutzern gleichzeitig. Genau das ist der Punkt, an dem die vier Wege oben der Reihe nach ausscheiden.

Was die Gratis-Varianten gemeinsam nicht können

Quer über alle vier Wege fehlen dieselben vier Dinge:

• Mehrere Nutzer auf denselben Daten. Der Monteur erfasst Zeiten, das Büro schreibt die Rechnung, beide sehen denselben Auftrag. Das ist die Funktion, an der Gratis-Lösungen regelmäßig enden.
• Verbindung zwischen den Schritten. Aus dem Angebot wird der Auftrag, daraus die Rechnung, ohne Abtippen. In der Tabellenwelt ist jeder Schritt eine neue Datei.
• Auswertung je Auftrag. Welcher Auftrag hat sich gerechnet. Dazu müssen Stunden und Belege am Auftrag hängen.
• Jemand, der haftet. Bei einer Betriebsprüfung ist die Frage nach Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit von Belegen konkret. Eine selbstgebaute Tabelle beantwortet sie nicht.

Die versteckten Kosten der kostenlosen Variante

Drei Posten, die in keiner Rechnung stehen und trotzdem anfallen:

• Die Person, die das System im Kopf hat. In fast jedem Betrieb mit selbstgebauten Tabellen gibt es genau eine Person, die weiß, wie sie funktionieren. Fällt sie aus oder geht sie, steht der Betrieb. Das ist kein Softwarerisiko, sondern ein Personalrisiko — und es ist teuer.
• Die Datensicherung. Eine Tabelle auf einem Bürorechner ohne Sicherung ist ein Totalverlust mit Ansage. Eine ordentliche Sicherung einzurichten kostet Geld oder Zeit; beides wird in der Gratis-Rechnung nie mitgezählt.
• Die Doppelerfassung an den Rändern. Selbst wer Angebote und Rechnungen in einem kostenlosen Tool führt, tippt Stunden, Material und Belege irgendwo anders hinein. Jede dieser Schnittstellen ist eine Fehlerquelle mit Arbeitszeit dran.

Der dritte Punkt ist der, der mit der Betriebsgröße am schnellsten wächst. Bei einer Person gibt es keine Schnittstelle. Bei fünf Personen gibt es an jedem Übergabepunkt eine.

Was beim Umstieg mit den alten Daten passiert

Die Sorge, die Betriebe vom Wechsel abhält, ist selten der Preis — es ist die Frage, was mit zehn Jahren Kundendaten passiert.

Realistisch ist: Kunden und Produkte lassen sich aus einer Tabelle übernehmen, wenn sie halbwegs sauber strukturiert ist. Alte Angebote und Rechnungen werden in der Regel nicht migriert, sondern bleiben als PDF im alten Ordner liegen — das genügt der Aufbewahrungspflicht und spart erheblichen Aufwand.

Der Schnitt liegt sinnvollerweise an einem Jahreswechsel: Alles bis 31.12. im alten System, alles ab 1.1. im neuen. Wer mitten im Jahr umstellt, führt für den Rest des Jahres zwei Systeme parallel.

Wann sich der Wechsel rechnet

Die nüchterne Rechnung für einen Betrieb mit vier Mitarbeitern, der heute mit Tabellen arbeitet:

Gerechnet mit 45 € Bürostundensatz. Dazu kommt, was nicht als Aufwand erscheint: die Rechnung, die zwei Wochen später rausgeht, und der Nachtrag, den niemand erfasst hat.

Der Vergleichswert ist nicht der Listenpreis einer Software, sondern der Preis für die Module, die der Betrieb tatsächlich braucht — bei vier Nutzern in der Regel Dokumente, Projekte und Zeiterfassung. Diese Zusammenstellung gegen die 541 € zu stellen, ist die ehrliche Rechnung. Auf der anderen Seite stehen die zwölf Stunden, die frei werden.

Wann Gratis die richtige Entscheidung ist

Es gibt Konstellationen, in denen kostenlose Werkzeuge nicht der Kompromiss, sondern die passende Wahl sind:

• Nebengewerbe mit wenigen Rechnungen im Jahr.
• Gründungsphase, solange unklar ist, wohin sich der Betrieb entwickelt.
• Ein-Personen-Betriebe ohne Projektgeschäft, die im Wesentlichen Rechnungen schreiben.
• Betriebe vor einer Übergabe, bei denen sich eine Umstellung nicht mehr amortisiert.

In all diesen Fällen ist das Argument nicht „reicht schon“, sondern: Die Kosten einer Umstellung — Einrichtung, Datenübernahme, Einarbeitung — stehen in keinem Verhältnis zum Nutzen.

Woran man einen Testzugang erkennt, der etwas taugt

• Keine Kreditkarte bei der Anmeldung. Wer Zahlungsdaten vorab verlangt, rechnet mit Vergesslichkeit.
• Voller Funktionsumfang, nicht nur eine Demo-Ansicht. Ein Test, in dem man keine echte Rechnung schreiben kann, testet nichts.
• Eigene Daten möglich. Zwanzig echte Kunden, drei echte Angebote, ein echter Auftrag. Beispieldaten sehen immer gut aus.
• Klar, was nach dem Test passiert — bleiben die Daten erhalten oder nicht.

Der Test beantwortet eine Frage, die keine Funktionsliste beantwortet: ob die Mitarbeiter damit arbeiten. Eine Software, die im Büro überzeugt und die der Monteur nach zwei Tagen nicht mehr öffnet, ist im Betrieb wertlos. Der Test der Mesh APP läuft 14 Tage, ohne Kreditkarte und mit vollem Funktionsumfang — genau, damit sich das vor der Entscheidung zeigt.

Womit man anfängt

Nicht mit allem gleichzeitig. Der Ablauf, der in den meisten Betrieben funktioniert:

1. Kunden und Angebote zuerst. Das ist der Bereich mit dem größten Zeitgewinn und dem kleinsten Widerstand.
2. Rechnungen im zweiten Schritt, sobald die Angebote laufen.
3. Zeiterfassung im dritten, mit einer Kolonne beginnend.
4. Projekte und Auswertung zuletzt — sie brauchen die Daten aus den Schritten davor.

Was das im Einzelnen umfasst, steht bei den Funktionen und für das Gewerk bei der Handwerkersoftware. Der Preisrechner zeigt, was die Module zusammen kosten.

Wer den Zeitgewinn vorher überschlagen will, findet die Rechnung für die Angebotsseite in Angebot schreiben im Handwerk und für die Zeitseite in Stundenzettel für Handwerker.

Mehr dazu: Mesh APP: Preise und Module