GaLaBau: Wiederkehrende Pflegeaufträge planen und abrechnen

Wiederkehrende Pflegeaufträge im GaLaBau lassen sich planen, wenn drei Dinge zusammenkommen: ein Turnus, der den Auftrag von selbst erzeugt, eine Wochenplanung, die Kolonnen und Objekte zusammenbringt, und eine Abrechnung, die zwischen Pauschale und Zusatzleistung trennt. Fehlt eines, wird aus dem planbarsten Teil des Geschäfts der stressigste.

Dieser Artikel rechnet einen Betrieb mit drei Kolonnen und 62 Pflegeobjekten durch — von der Saisonplanung bis zur Rechnung.

Warum Pflege planbarer ist als Neubau — theoretisch

Ein Pflegevertrag steht vor der Saison fest: 14 Mähgänge zwischen April und Oktober, zwei Heckenschnitte, ein Herbstputz. Das ist mehr Planungssicherheit, als jede Neuanlage bietet.

In der Praxis kippt sie trotzdem, weil drei Größen dazwischenkommen: Das Wetter verschiebt Termine, der Wuchs richtet sich nicht nach dem Kalender, und Zusatzwünsche kommen spontan. Eine GaLaBau-Software löst das Wetter nicht — sie sorgt dafür, dass eine Verschiebung eine Verschiebung bleibt und kein verlorener Termin wird. In der Mesh APP hängt der Turnus am Objekt, sodass ein verschobener Gang sichtbar offen bleibt statt still zu verschwinden.

Der Turnus als wiederkehrender Auftrag

Der Pflegevertrag ist die Regel, der einzelne Gang der Auftrag. Am Vertrag hinterlegt:

• Objekt mit Adresse und Zufahrt. Ein Hinweis wie „Schlüssel beim Hausmeister, Tor an der Rückseite“ spart pro Gang fünf Minuten.
• Leistungen und Turnus je Leistung: Rasen 14 ×, Hecke 2 ×, Beete 6 ×, Laub 3 ×.
• Flächen und Mengen: 1.240 m² Rasen, 86 lfm Hecke, 210 m² Beet. Ohne diese Zahlen ist keine Kalkulation möglich.
• Zeitansatz je Gang, aus der Erfahrung des Vorjahres.
• Abrechnungsform: Jahrespauschale in Raten oder Abrechnung je Gang.
• Grünschnittentsorgung: im Preis oder nach Menge.

Der Unterschied zur Liste: Im März liegen alle Gänge der Saison als Aufträge im System. Verschiebt das Wetter eine Woche, werden Termine verschoben — nicht gestrichen und später vergessen.

Die Saison in Zahlen

Für unseren Betrieb mit 62 Objekten:

Verteilt auf 30 Wochen zwischen April und Oktober sind das 46 Einsätze pro Woche — bei drei Kolonnen also gut 15 je Kolonne, drei pro Tag. Diese Zahl ist der Maßstab: Wer sie nicht kennt, plant nach Gefühl und merkt im Juli, dass es nicht aufgeht.

Kolonnen über die Woche verplanen

Der größte Hebel liegt nicht in der Arbeitszeit, sondern in der Fahrzeit. Drei Objekte im selben Ortsteil an einem Vormittag sparen gegenüber drei Fahrten quer durchs Gebiet leicht eine Stunde je Kolonne und Tag.

Gerechnet: Drei Kolonnen, eine gesparte Stunde pro Tag, 130 Arbeitstage in der Saison — das sind 390 Stunden. Bei einem Stundenverrechnungssatz von 68 € entspricht das rund 26.500 €, die entweder als zusätzliche Leistung verkauft oder als Kosten eingespart werden.

Die Disposition zeigt dafür Kolonnen und Objekte im Wochenraster. Verschiebt der Regen den Dienstag, wird die Woche neu sortiert statt neu erfunden.

Was eine Software für saisonale Pflege können muss

Die Frage wird oft so gestellt, und sie hat eine kurze Antwort: Sie muss mit Wiederholungen umgehen können, nicht nur mit Aufträgen. Konkret sind das fünf Punkte:

1. Turnus je Leistung, nicht je Objekt. Ein Objekt hat 14 Mähgänge, 2 Heckenschnitte und 6 Beetgänge — drei verschiedene Rhythmen am selben Vertrag.
2. Saisonfenster. Der Turnus läuft von KW 15 bis KW 42, nicht ganzjährig. Eine Wiederholung ohne Start- und Enddatum erzeugt im Januar Aufträge, die niemand braucht.
3. Verschieben ohne Verlieren. Ein Regentag verschiebt Termine. Der verschobene Gang muss offen bleiben und in der Restsaison wieder auftauchen.
4. Mengen am Objekt. Quadratmeter Rasen, laufende Meter Hecke, Quadratmeter Beet — sonst ist weder Kalkulation noch Nachkalkulation möglich.
5. Zeiten je Objekt, nicht je Tag. Drei Objekte an einem Vormittag brauchen drei Buchungen, sonst weiß am Saisonende niemand, welches davon sich gerechnet hat.

Punkt 3 ist der, an dem die meisten Lösungen scheitern. Eine Wiederholung, die stur alle 14 Tage einen Termin erzeugt, produziert nach dem ersten verregneten Monat einen Rückstand, den niemand mehr aufarbeitet — und dann führt die Kolonne wieder eine eigene Liste.

Zusatzleistungen: der Teil, der verloren geht

Bei der Pflege fällt regelmäßig Arbeit an, die nicht im Vertrag steht: ein umgestürzter Ast, eine Nachpflanzung, eine Reparatur an der Bewässerung. Der Kunde bittet den Vorarbeiter direkt darum, der macht es — und im Büro erfährt niemand davon.

Bei 1.384 Einsätzen und einer angenommenen Zusatzleistung bei jedem zwanzigsten Einsatz sind das 69 Vorgänge. Zu durchschnittlich 95 € macht das 6.555 € im Jahr, die ungerechnet bleiben, wenn sie nicht erfasst werden.

Die Lösung ist organisatorisch, nicht technisch: Die Kolonne erfasst die Zusatzleistung beim Einsatz — Text, Zeit, Material — und im Büro entscheidet jemand, ob sie in die nächste Rechnung geht oder Kulanz ist. Wichtig ist, dass diese Entscheidung überhaupt getroffen wird. Wie das Muster aussieht, wenn niemand erfasst, steht in Nachkalkulation im Handwerk.

Abrechnung: Pauschale in Raten

Die übliche Form ist die Jahrespauschale, verteilt auf monatliche oder quartalsweise Raten. Das glättet die Liquidität über den Winter, in dem keine Leistung anfällt.

Für die meisten Betriebe ist die Jahrespauschale in Raten die richtige Wahl — vorausgesetzt, die Zusatzleistungen laufen daneben mit. Sonst entsteht genau die Lücke aus dem Abschnitt oben.

Der Rateneingang kommt aus den wiederkehrenden Belegen, die dieselbe Mechanik nutzen wie der Pflegeturnus selbst: eine Regel, die Belege erzeugt.

Was am Ende der Saison sichtbar wird

Nach Oktober lässt sich beantworten, was vorher niemand wusste: Welches Objekt hat mehr Zeit gebraucht als kalkuliert? Bei welchem Kunden liegt der Deckungsbeitrag unter null?

Typisch sind zwei Muster. Objekte mit schwieriger Zufahrt und viel Handarbeit liegen regelmäßig 20 bis 30 Prozent über dem Zeitansatz. Und Verträge, die vor vier Jahren geschlossen und nie angepasst wurden, tragen bei gestiegenen Lohnkosten keine Marge mehr.

Beides sind Argumente für das Gespräch vor der nächsten Saison — aber nur, wenn die Stunden je Objekt gebucht wurden und nicht je Woche. Welche Angaben die Kolonne dafür festhalten muss, steht in Stundenzettel für Handwerker; wie aus dem Zeitansatz ein belastbarer Preis wird, in Stundenverrechnungssatz im Handwerk berechnen. In der Mesh APP entsteht die Auswertung je Objekt aus denselben Buchungen, die die Kolonne ohnehin macht.

Mehr dazu: Mesh APP 14 Tage testen — Preise und Module