Nachkalkulation im Handwerk: Warum der Auftrag weniger bringt als geplant
Ein Trockenbauauftrag über 18.400 Euro, sauber abgerechnet — und 2.870 Euro unter dem geplanten Deckungsbeitrag. Wo die Differenz entsteht und was dagegen hilft.
Ein Auftrag bringt weniger als geplant, weil zwischen Kalkulation und Abrechnung Stunden, Material und Nebenleistungen dazukommen, die niemand aufgeschrieben hat. Die Nachkalkulation stellt beide Seiten nebeneinander — Soll gegen Ist, Position für Position — und zeigt, wo die Differenz entstanden ist. Ohne sie bleibt am Jahresende nur die Feststellung, dass es sich nicht gerechnet hat, ohne zu wissen, woran.
Dieser Artikel rechnet einen Auftrag durch: kalkuliert mit 18.400 €, abgerechnet mit 18.400 €, und trotzdem 2.870 € weniger Deckungsbeitrag als geplant.
Voraussetzung dafür ist, dass Stunden und Belege am Auftrag hängen und nicht nur im Monat. Wer Projekte mit Soll- und Ist-Werten führt, bekommt den Vergleich als Auswertung statt als Fleißarbeit — in der Mesh APP steht er am Projekt selbst, sobald die erste Stunde gebucht ist.
Der Auftrag
Ein Trockenbaubetrieb übernimmt den Innenausbau einer Arztpraxis. Kalkuliert wurde im Februar, ausgeführt im April.
| Position | Kalkuliert |
|---|---|
| Ständerwände, 148 m² à 46 € | 6.808 € |
| Abgehängte Decken, 96 m² à 52 € | 4.992 € |
| Spachteln Q3, 244 m² à 14 € | 3.416 € |
| Türzargen, 11 Stück à 195 € | 2.145 € |
| Nebenleistungen pauschal | 1.039 € |
| Angebotssumme netto | 18.400 € |
Kalkuliert wurde mit 168 Stunden zu 74 € Stundenverrechnungssatz und 5.968 € Materialeinsatz. Der geplante Deckungsbeitrag lag bei 4.200 €.
Was tatsächlich passiert ist
Abgerechnet wurden exakt 18.400 € — die Mengen stimmten, es gab keinen Nachtrag. Die Kosten sahen anders aus:
| Soll | Ist | Differenz | |
|---|---|---|---|
| Stunden | 168 | 196 | +28 |
| Lohnkosten (74 €/Std.) | 12.432 € | 14.504 € | +2.072 € |
| Material | 5.968 € | 6.412 € | +444 € |
| Entsorgung, Container | 0 € | 354 € | +354 € |
| Kosten gesamt | 18.400 € | 21.270 € | +2.870 € |
| Deckungsbeitrag | 4.200 € | 1.330 € | −2.870 € |
Der Auftrag hat also Geld gebracht — nur ein Drittel dessen, was er bringen sollte. In der Buchhaltung fällt das nicht auf, weil dort nur der Umsatz steht.
Woher die 28 Stunden kamen
Die Stundenbuchungen auf den Auftrag liefern die Antwort:
- 11 Stunden Wartezeit, weil der Elektriker die Leerrohre nicht rechtzeitig gesetzt hatte. Die Kolonne war da, die Wand konnte nicht geschlossen werden.
- 8 Stunden Nacharbeit an zwei Wänden, weil die Bauleitung nachträglich eine andere Zargenhöhe wollte. Mündlich abgestimmt, nie als Nachtrag erfasst.
- 6 Stunden zusätzliche Fahrten, weil Material fehlte und zweimal nachgeholt wurde.
- 3 Stunden Mehraufwand beim Spachteln, weil der Untergrund schlechter war als angenommen.
Nur die letzten drei Stunden sind ein Kalkulationsfehler. Die anderen 25 sind Leistungen, die entweder jemand anderes verursacht hat oder die zusätzlich beauftragt wurden — und die bezahlt worden wären, wenn sie jemand aufgeschrieben hätte.
Das ist der Normalfall. Die Nachkalkulation deckt selten auf, dass zu billig angeboten wurde. Sie deckt auf, dass zu wenig abgerechnet wurde.
Der Satz, der die 11 Stunden bezahlt hätte
Wartezeit durch ein Vorgewerk ist erstattungsfähig — aber nicht automatisch. Voraussetzung ist, dass der Betrieb die Behinderung unverzüglich und schriftlich anzeigt, bevor oder während sie eintritt. Eine Anzeige zwei Wochen später, in der Schlussrechnung, ist keine.
Die Anzeige braucht keine juristische Form. Was sie braucht, sind vier Angaben: was behindert, seit wann, welche Arbeiten dadurch nicht ausgeführt werden können, und dass Mehrkosten geltend gemacht werden. Drei Sätze per Mail an die Bauleitung, mit Datum und Uhrzeit.
Im Beispiel wären das 11 Stunden zu 74 € gewesen — 814 €, für eine Mail, die fünf Minuten kostet. Der Grund, warum sie nicht geschrieben wurde, ist fast immer derselbe: Auf der Baustelle merkt es der Vorarbeiter, im Büro schreibt es die Bauleitung, und dazwischen sagt es niemand weiter.
Deshalb gehört zur Stundenerfassung ein Grund, wenn Stunden ohne Leistungsfortschritt anfallen. Eine Buchung „Wartezeit, Leerrohre Elektro fehlen“ erzeugt im Büro eine Rückfrage — und die Rückfrage erzeugt die Anzeige. In der Mesh APP lässt sich der Grund bei Zeiten ohne Leistungsfortschritt als Pflichtfeld hinterlegen, damit genau diese Rückfrage entsteht.
Deckungsbeitrag ist nicht Gewinn
Die 1.330 € im Beispiel sind kein Gewinn, sondern der Beitrag dieses Auftrags zur Deckung der Gemeinkosten. Was davon als Gewinn übrig bleibt, entscheidet sich erst über alle Aufträge des Jahres.
Der Unterschied ist praktisch relevant: Ein Auftrag mit geringem, aber positivem Deckungsbeitrag ist besser als kein Auftrag, solange die Kapazität sonst leer stünde. Ein Auftrag mit negativem Deckungsbeitrag ist immer schlechter als keiner — er kostet Geld und blockiert Kapazität für einen, der Geld gebracht hätte.
Deshalb ist die einzige Zahl, die bei der Nachkalkulation wirklich zählt, das Vorzeichen. Aufträge unter null werden nicht durch Menge besser.
Die vier Ursachen, nach Häufigkeit
- Nicht erfasste Nachträge. Mündliche Änderungswünsche werden ausgeführt und nie in Rechnung gestellt. Mit Abstand Platz eins.
- Stillstand durch Vorgewerke. Bezahlbar, wenn dokumentiert und angezeigt — sonst trägt der Betrieb die Kosten.
- Materialpreise aus der Kalkulation. Zwischen Angebot und Ausführung liegen oft zwei bis drei Monate.
- Nebenleistungen als Pauschale. Entsorgung, Container, Schutzmaßnahmen — pauschal geschätzt und regelmäßig zu niedrig.
Was der Betrieb dafür braucht
Die Nachkalkulation ist eine Auswertung, keine zusätzliche Arbeit. Sie funktioniert, wenn drei Dinge am Auftrag hängen:
- Stunden mit Auftragsbezug. Nicht Wochensummen je Mitarbeiter, sondern Buchungen auf den Auftrag.
- Belege mit Auftragsbezug. Der Materialeinkauf muss dem Auftrag zugeordnet sein, nicht nur dem Monat.
- Der kalkulierte Stand als Vergleichswert. Ohne gespeichertes Soll gibt es kein Ist, gegen das man vergleichen könnte.
Fehlt eines davon, ist die Auswertung nicht ungenau, sondern unmöglich. Betriebe, die Stunden nur für die Lohnverrechnung erfassen, merken das erst, wenn sie zum ersten Mal einen einzelnen Auftrag auswerten wollen.
Bei Pauschalaufträgen liegt der Hebel früher
Beim Einheitspreisvertrag ist die Nachkalkulation ein Kontrollinstrument: Mengen werden ohnehin nach Aufmaß abgerechnet, der Betrieb bekommt für Mehrmengen Geld. Beim Pauschalvertrag ist sie ein Frühwarnsystem, denn Mehrmengen bekommt niemand bezahlt.
Der Unterschied verschiebt den Zeitpunkt. Bei Pauschalaufträgen muss der Soll-Ist-Vergleich während der Ausführung laufen, nicht danach. Wer nach vier von zehn Wochen sieht, dass 55 Prozent der kalkulierten Stunden verbraucht sind, hat noch sechs Wochen, um gegenzusteuern.
Als Faustregel für die laufende Kontrolle: Stunden in Prozent der Kalkulation gegen Baufortschritt in Prozent. Liegt die erste Zahl mehr als zehn Punkte über der zweiten, ist es Zeit für ein Gespräch — mit der Bauleitung, mit dem Vorarbeiter oder mit beiden.
Wann ausgewertet wird
Nach Abschluss ist zu spät für den Auftrag selbst — aber nicht für den nächsten. Sinnvoll sind zwei Zeitpunkte:
- Laufend, bei Aufträgen über vier Wochen Dauer. Wer wöchentlich sieht, dass 60 Prozent der Stunden bei 40 Prozent Baufortschritt verbraucht sind, kann noch reagieren: Nachtrag stellen, Behinderung anzeigen, Kolonne umstellen.
- Nach Abschluss, für jeden Auftrag. Zehn Minuten je Auftrag. Die Frage ist nicht, ob es gepasst hat, sondern welche der vier Ursachen zugeschlagen hat.
Erst über mehrere Aufträge hinweg entsteht das Muster. Wenn bei jedem dritten Auftrag Wartezeiten auftauchen, ist das kein Pech, sondern ein Thema für die Bauleitung. Wenn die Spachtelposition regelmäßig 15 Prozent über Soll liegt, stimmt der Ansatz in der Kalkulation.
Von der Auswertung zurück in die Kalkulation
Der Zweck ist nicht die Analyse, sondern die Korrektur. Aus dem Beispiel oben folgen drei konkrete Änderungen:
- Spachteln Q3 wird künftig mit 15,60 € statt 14 € kalkuliert.
- Entsorgung wird nicht mehr in der Pauschale geführt, sondern als eigene Position mit Mengenansatz.
- Materialpreise werden bei Angeboten mit mehr als sechs Wochen Vorlauf mit einem Preisvorbehalt versehen.
Die 28 Stunden lassen sich damit nicht zurückholen. Beim nächsten Auftrag derselben Art sind es aber voraussichtlich nur noch die drei, die wirklich ein Kalkulationsfehler waren.
Die Kostenseite dahinter kommt aus den Kostenstellen, die Auftragsdaten aus dem Projektmanagement der Mesh APP. Wie der Soll-Ist-Vergleich im Detail gelesen wird, steht im Guide: Projekt Soll/Ist.
Der Stundensatz, gegen den gerechnet wird, entsteht in Stundenverrechnungssatz im Handwerk berechnen. Und die Stunden, ohne die es keine Auswertung gibt, kommen vom Stundenzettel.