Mesh APP · Guide · Automatisierungen
Automatisierungen verstehen: der Aufbau
Eine Automatisierung in Mesh APP ist kein Skript, sondern ein Satz: „Wenn bei einem <em>Angebot</em> das passiert, und die Bedingung stimmt, dann tu das." Fünf Bausteine, immer dieselben. Wer sie einmal versteht, baut jede Regel selbst — dieser Guide geht sie durch.
Was du brauchst, bevor du anfängst
Bevor du eine Regel baust, sollte klar sein, was sie ersetzen soll. Am besten mit einem Satz aus dem Alltag:
- „Wir vergessen, offene Angebote nachzufassen." → Regel auf Dokumente, zeitbasiert.
- „Neue Anfragen bleiben zu lange liegen." → Regel auf Leads, ereignisbasiert.
- „Beauftragte Projekte werden nicht umgestellt." → Regel mit Aktion auf den Projektstatus.
Wer nicht sagen kann, welchen Handgriff die Regel ersetzt, baut meist eine, die keiner braucht.
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Eine Automatisierung von null aufbauen.
SCHRITT 1Baustein 1: Das Modul
Zuerst legst du fest, worauf die Regel schaut. Automatisierungen arbeiten auf drei Bereichen — jeder mit eigenen Auslösern und Feldern.
Die drei Module
| Lead | Anfragen und Interessenten. Für alles, was vor dem Kunden passiert: Nachfassen, Zuweisen, Erinnern. | |
|---|---|---|
| Deal | Verkaufschancen in der Pipeline. Für Regeln entlang der Verkaufsphasen. | |
| Dokument | Angebote und Rechnungen. Für Nachfassen und Zahlungserinnerungen. Hier wählst du zusätzlich die Art: Angebot oder Rechnung. |
Tipp
Die Tabs in der Übersicht entsprechen genau diesen Modulen. Wenn du eine Regel suchst und nicht findest, ist sie meist in einem anderen Modul angelegt als vermutet.
SCHRITT 2Baustein 2: Der Auslöser
Der Auslöser sagt, wann die Regel prüft. Es gibt zwei Arten, und der Unterschied ist wichtiger, als er klingt.
Zwei Arten von Auslösern
| Ereignis | Reagiert sofort, wenn etwas passiert: ein Datensatz wird angelegt, geändert oder wechselt seinen Status. Für Reaktionen ohne Verzögerung. | sofort |
|---|---|---|
| Zeit | Läuft nach Zeitablauf: vor einem Fälligkeitsdatum, nach einem Fälligkeitsdatum, nach einem Intervall — oder wenn ein Datensatz zu lange unbewegt liegt. | geplant |
Was es je Modul gibt
Lead: ereignisbasiert bei Anlage und Änderung; zeitbasiert bei Status-Stillstand, vor und nach Fälligkeit sowie nach Intervall.
Deal: dasselbe, nur heißt der Stillstand hier Phasen-Stillstand — ein Deal hängt zu lange in derselben Stufe.
Dokument: ereignisbasiert bei Anlage, Änderung und Statuswechsel; zeitbasiert vor und nach Fälligkeit sowie nach Intervall.
Der Stillstands-Auslöser ist der unterschätzte
„Liegt seit X Tagen unbewegt” trifft genau den Fall, der im Alltag Geld kostet: Nicht das falsche Handeln, sondern das Nichthandeln. Standardmäßig sind rund 20 Tage vorgesehen — für die meisten Betriebe ist das zu lang, sieben bis zehn Tage wirken deutlich besser.
Achtung
Ereignisbasierte Regeln auf „Änderung" feuern bei jeder Änderung. Ohne Bedingung läuft so eine Regel viel häufiger als beabsichtigt — deshalb gehört zu diesem Auslöser fast immer eine Bedingung.
SCHRITT 3Baustein 3: Die Bedingungen
Bedingungen grenzen ein, für welche Datensätze die Regel gilt. Ohne Bedingung gilt sie für alle. Jede Bedingung besteht aus Feld, Vergleich und Wert.
Die Vergleiche
| ist gleich | Exakte Übereinstimmung — der Klassiker für Status und Auswahlfelder. | eq |
|---|---|---|
| ist nicht gleich | Alles außer diesem Wert. Nützlich für „alle außer abgelehnt". | neq |
| größer / größer gleich | Für Beträge, Mengen und Tage — etwa „Betrag über 5.000". | gt / gte |
| kleiner / kleiner gleich | Die Gegenrichtung, z. B. Kleinaufträge unter einer Schwelle. | lt / lte |
| enthält | Teiltreffer in Texten — für Quellen, Kennzeichnungen, Stichwörter. | contains |
| enthält nicht | Ausschluss über Textinhalte. | not_contains |
Mehrere Bedingungen
Mehrere Bedingungen wirken gemeinsam: Alle müssen zutreffen, damit die Regel läuft. Willst du zwei Fälle unterschiedlich behandeln, baust du zwei Regeln — das ist übersichtlicher als eine Regel, die alles versucht.
Eigene Felder als Bedingung
Auch Custom Fields lassen sich prüfen. Damit kannst du auf Angaben reagieren, die es nur in deinem Betrieb gibt — Gewerk, Region, Vertragsart.
SCHRITT 4Baustein 4: Die Aktionen
Die Aktion ist, was passiert. Vier Typen stehen zur Verfügung, und mehrere lassen sich in einer Regel kombinieren.
Die vier Aktionen
| E-Mail senden | Verschickt eine Mail an den Kontakt — mit Vorlage und Platzhaltern. Die häufigste Aktion: Nachfassen und Erinnern. | |
|---|---|---|
| Aufgabe erstellen | Legt eine Aufgabe mit Zuständigem und Frist an. Für alles, wo ein Mensch handeln muss — Anrufen, Nachhaken, Prüfen. | |
| Feld aktualisieren | Setzt ein Feld am Datensatz, etwa einen Status oder eine Kennzeichnung. Damit räumt die Regel gleich hinter sich auf. | |
| Projektstatus setzen | Ändert den Status des verknüpften Projekts. Nützlich, wenn eine Zusage das Projekt in die nächste Stufe schiebt. |
Mehrere Aktionen kombinieren
Eine gute Regel erledigt den ganzen Handgriff: Mail an den Kunden und Aufgabe für den Vertrieb und Kennzeichnung am Datensatz. Sonst automatisierst du den ersten Schritt und machst den Rest weiter von Hand.
Reihenfolge
Aktionen laufen in der Reihenfolge, in der sie stehen. Setz Kennzeichnungen am Ende — dann ist sichergestellt, dass die eigentliche Arbeit vorher gelaufen ist.
SCHRITT 5Baustein 5: Der Ausführungsmodus
Der letzte Schalter entscheidet, wie oft eine Regel denselben Datensatz treffen darf. Er ist klein, aber er trennt eine hilfreiche Regel von einer, die Kunden verärgert.
Zwei Modi
| Jedes Mal | Die Regel läuft, sooft die Bedingung zutrifft. Richtig für Vorgänge, die sich wiederholen sollen. | every_time |
|---|---|---|
| Einmal je Datensatz | Die Regel greift pro Datensatz genau einmal. Richtig für alles, was peinlich wird, wenn es zweimal passiert — Nachfass-Mails etwa. | once_per_record |
Wie Mesh APP das merkt
Das System protokolliert je Regel und Datensatz, dass ausgeführt wurde. Bei zeitbasierten Regeln ist „einmal je Datensatz” deshalb der sichere Modus — sonst würde eine Regel wie „5 Tage nach Fälligkeit” bei jedem Lauf erneut zuschlagen.
Achtung
Zeitbasierte Regeln mit E-Mail-Aktion gehören auf „einmal je Datensatz". Sonst bekommt derselbe Kunde die Erinnerung mehrfach — der schnellste Weg, mit Automatisierung Vertrauen zu verlieren.
SCHRITT 6Regel aktivieren, prüfen, archivieren
Jede Regel hat einen Aktiv-Schalter. Neu angelegt lässt du sie am besten kurz inaktiv, liest sie einmal von oben nach unten und schaltest dann ein.
Nicht mehr gebrauchte Regeln archivierst du statt sie zu löschen — dann bleibt nachvollziehbar, was in der Vergangenheit automatisch passiert ist.
Das Ergebnis
Du kennst alle fünf Bausteine — und damit jede Regel, die Mesh APP bauen kann:
- Modul: Lead, Deal oder Dokument.
- Auslöser: sofort auf ein Ereignis oder geplant nach Zeit.
- Bedingungen: acht Vergleiche, beliebig kombinierbar.
- Aktionen: Mail, Aufgabe, Feld, Projektstatus.
- Modus: jedes Mal oder einmal je Datensatz.
Wie man sinnvoll anfängt
Eine Regel, ein Zweck
Lieber drei einfache Regeln als eine, die alles abdeckt. Einfache Regeln versteht auch der Kollege, der sie in einem Jahr anfasst.
Mit dem Nachfassen anfangen
Offene Angebote nach 7 Tagen erinnern. Das ist die Regel mit dem schnellsten messbaren Effekt.
Sprechende Namen
„Angebot 7 Tage offen → Erinnerung” statt „Automatisierung 3″. In sechs Monaten dankst du dir das.
Häufige Fragen
Laufen Automatisierungen auch, wenn niemand angemeldet ist?
Ja. Zeitbasierte Regeln werden im Hintergrund geprüft, unabhängig davon, ob jemand im System arbeitet.
Kann ich sehen, ob eine Regel gelaufen ist?
Ausgeführte Aktionen sind an ihrem Ergebnis erkennbar: Die Aufgabe existiert, die Mail liegt im Postausgang, das Feld ist gesetzt. Zusätzlich merkt sich das System pro Datensatz, dass ausgeführt wurde.
Was passiert bei widersprüchlichen Regeln?
Beide laufen. Wenn zwei Regeln dasselbe Feld unterschiedlich setzen, gewinnt die spätere Ausführung — deshalb sollten Regeln sich nicht überlappen.
Kann ich eine Regel testen, ohne dass Mails rausgehen?
Bau sie zuerst mit der Aktion „Aufgabe erstellen” statt „E-Mail senden”. Du siehst dann, ob und wann sie greift, ohne dass ein Kunde etwas merkt.
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