Mesh APP · Guide · Rechnungen & Dokumente
Alle Dokumentarten im Überblick
Mesh APP kennt neun Dokumentarten. Das ist keine Ausstattungsliste, sondern eine Kette: Fast jedes Dokument entsteht aus einem anderen. Wer das einmal verstanden hat, tippt nie wieder Positionen zweimal — dieser Guide zeigt jede Art, ihren Zweck und ihren Platz in der Kette.
Was du brauchst, bevor du anfängst
Für den Einstieg genügt eines — der Rest ergibt sich beim Arbeiten:
- Dein Firmenprofil ist gepflegt (Einstellungen → Firma): Logo, Adresse, UID, Steuersätze und Bankverbindung. Sie landen auf jedem Dokument.
Nummernformate und Dokumentvorlagen kannst du später jederzeit anpassen — bestehende Dokumente bleiben davon unberührt.
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Die Dokumentenkette einmal komplett durchlaufen.
SCHRITT 1Die Verkaufsdokumente
Diese sechs Arten begleiten einen Auftrag von der Anfrage bis zum Geld. Sie teilen den gleichen Aufbau — Kopf, Positionen, Summen, Fuß — und unterscheiden sich in Zweck und Rechtsfolge.
Verkaufsdokumente
| Angebot | Dein Vorschlag an den Kunden. Unverbindlich, mit Gültigkeitsdatum. Aus ihm entsteht bei Zusage alles Weitere. | Start |
|---|---|---|
| Auftragsbestätigung | Die Bestätigung des erteilten Auftrags. Wichtig über das Papier hinaus: Ihre Summe ist der Auftragswert, gegen den die Projektauswertung später vergleicht. | |
| Lieferschein | Begleitet die Lieferung oder Leistungsübergabe, ohne Preise auszuweisen. Kann vom Kunden unterschrieben werden. | |
| Rechnung | Die Zahlungsaufforderung. Sie trägt den Zahlungsstatus und ist der Anknüpfungspunkt für den Bankabgleich. | |
| Gutschrift | Die Korrektur nach unten — bei Mängeln, Rückgaben oder Fehlern. Eine Rechnung wird nie gelöscht, sondern gutgeschrieben. | Korrektur |
| Mahnung | Die Zahlungserinnerung zu einer überfälligen Rechnung. Mehrstufig, mit Bezug zur Ursprungsrechnung. |
Achtung
Korrigiere eine versendete Rechnung nie durch Bearbeiten oder Löschen. Der Weg ist die Gutschrift — nur so bleibt die Nummernfolge lückenlos und die Buchhaltung nachvollziehbar.
SCHRITT 2Wiederkehrende Rechnungen, Bestellungen und Belege
Drei Arten, die aus dem üblichen Ablauf herausfallen — zwei davon gehören zur Einkaufsseite.
Weitere Arten
| Wiederkehrende Rechnung | Eine Vorlage mit Intervall, aus der Mesh APP automatisch echte Rechnungen erzeugt. Für Wartungsverträge, Mieten und Pauschalen. | Vorlage |
|---|---|---|
| Bestellung | Deine Bestellung beim Lieferanten — die Einkaufsseite des Angebots. Läuft über den Bereich Einkauf. | Einkauf |
| Beleg | Der eingehende Beleg: Lieferantenrechnung, Kassenbon, Tankquittung. Mit OCR- und KI-Erkennung erfasst und Projekten und Konten zugeordnet. | Einkauf |
Abgrenzung
Rechnung und Beleg werden gern verwechselt. Merksatz: Die Rechnung schreibst du, den Beleg bekommst du. Deshalb liegen sie in getrennten Bereichen — Verkauf und Einkauf.
SCHRITT 3Die Umwandlungskette: nichts zweimal tippen
Der eigentliche Gewinn liegt nicht in den Dokumentarten, sondern in ihren Übergängen. Aus jedem Dokument entsteht das nächste — mit allen Positionen, Mengen, Rabatten und Texten.
Der Standardweg:
- Angebot → Auftragsbestätigung, wenn der Kunde zusagt
- Auftragsbestätigung → Lieferschein, wenn geliefert wird
- Auftragsbestätigung oder Lieferschein → Rechnung, wenn abgerechnet wird
- Rechnung → Mahnung, wenn nicht gezahlt wird
- Rechnung → Gutschrift, wenn korrigiert werden muss
Jedes Dokument kennt seinen Vorgänger
Die Kette ist keine Kopierfunktion, sondern eine Verbindung: Am Dokument bleibt sichtbar, woraus es entstanden ist. Deshalb weiß eine Teilrechnung, wie viel vom Auftrag noch offen ist, und eine Mahnung, welche Rechnung sie anmahnt.
Abkürzungen sind erlaubt
Du musst nicht jede Stufe gehen. Kleinauftrag am Telefon? Direkt Rechnung. Kein Kunde verlangt eine Auftragsbestätigung, nur weil das System sie kann.
SCHRITT 4Nummernkreise: eine Nummer je Art
Jede Dokumentart hat ihren eigenen Nummernkreis mit eigenem Format. Mesh APP vergibt fortlaufend und lückenlos — niemand muss nachschauen, welche Nummer als nächste kommt.
Das Format stellst du unter Einstellungen → Nummernformate ein: Präfix, Jahr, Monat, laufende Nummer mit fester Stellenzahl. So entstehen Muster wie RE-2026-0042 oder AN-260042.
Was ins Format gehört
| Präfix | Kürzel der Dokumentart, z. B. RE, AN, AB, LS, MA, GS. Macht die Nummer im Gespräch sofort zuordenbar. | |
|---|---|---|
| Datumsteile | Jahr und optional Monat. Sorgen dafür, dass die Nummer schon verrät, aus welcher Periode das Dokument stammt. | |
| Laufende Nummer | Der Zähler, mit fester Stellenzahl aufgefüllt (0042 statt 42) — damit die Sortierung stimmt. | |
| Zurücksetzen | Üblich ist ein jährlicher Neustart bei 1. Ob das für dich passt, entscheidet die Buchhaltung, nicht das System. |
Achtung
Änder Nummernformate nicht mitten im Geschäftsjahr. Lücken oder Sprünge in der Rechnungsnummerierung sind das Erste, was bei einer Prüfung auffällt.
Das Ergebnis
Du weißt jetzt, welche Art wofür da ist — und dass die Kette die eigentliche Arbeitsersparnis ist: Positionen entstehen einmal und wandern durch alle Folgedokumente.
Drei Wege, die im Alltag zählen
Aus dem Projekt heraus
Im Projekt sind Kunde, Adresse und Bezug vorbelegt. Für Betriebe, die projektbezogen arbeiten, ist das der schnellste Einstieg.
Aus dem Kontakt heraus
Am Kunden siehst du alle bisherigen Dokumente und legst das nächste direkt daneben an — inklusive Adressen und Zahlungsdaten.
Duplizieren
Wiederkehrende, aber nicht regelmäßige Aufträge: bestehendes Dokument duplizieren, Datum und Mengen anpassen.
Häufige Fragen
Brauche ich Auftragsbestätigungen wirklich?
Rechtlich nicht immer. Praktisch: Sie halten fest, was vereinbart war — und liefern der Projektauswertung den Auftragswert als Vergleichsgröße. Ohne sie vergleichst du Ist-Kosten gegen nichts.
Kann ich eine Rechnung löschen?
Entwürfe ja. Eine abgeschlossene, versendete Rechnung nicht — dafür gibt es die Gutschrift. Das ist Absicht und schützt die Nummernfolge.
Was ist der Unterschied zwischen Gutschrift und Storno?
In Mesh APP ist die Gutschrift das Korrekturdokument. Sie kann die Rechnung vollständig ausgleichen (faktisch ein Storno) oder nur teilweise.
Können mehrere Personen gleichzeitig Dokumente schreiben?
Ja. Die Nummernvergabe ist zentral, deshalb kommen sich zwei Personen nicht in die Quere.
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