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Zeitkonto und Abwesenheiten
Das Zeitkonto beantwortet zwei Fragen, die sonst am Jahresende Streit erzeugen: Wie viele Stunden hat jemand zu viel gearbeitet, und wie viel Urlaub ist noch übrig? Dieser Guide erklärt, woraus sich beides rechnet — und welche Einstellungen es kaputt machen.
Was du brauchst, bevor du anfängst
Ohne diese drei Angaben rechnet das Zeitkonto nicht oder falsch:
- Arbeitszeitmodell je Mitarbeiter mit Stunden pro Wochentag und einem Startdatum, das den ältesten erfassten Tag abdeckt.
- Urlaubsanspruch je Mitarbeiter — Jahresanspruch und Übertrag aus dem Vorjahr.
- Feiertage für dein Land, damit Feiertage nicht als Minusstunden gelten.
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Ein Zeitkonto von Soll bis Resturlaub.
SCHRITT 1Das Arbeitszeitmodell ist die Soll-Quelle
Das Zeitkonto vergleicht Ist gegen Soll. Das Soll kommt ausschließlich aus dem Arbeitszeitmodell: Stunden je Wochentag, gültig ab einem Startdatum.
Deshalb sind Teilzeitmodelle sauber abbildbar — vier Tage à acht Stunden, oder Montag bis Donnerstag mit unterschiedlichen Längen.
Das Modell
| Stunden je Wochentag | Montag bis Sonntag getrennt. Ein freier Freitag ist einfach eine Null. | |
|---|---|---|
| Startdatum | Ab wann das Modell gilt. Muss den ältesten erfassten Arbeitstag abdecken, sonst ist das Soll für frühere Tage null. | wichtig |
| Kostensatz | Interner Kostensatz in Euro pro Stunde — Lohn plus Nebenkosten. Fließt in die Projektkosten. | €/h |
| Verrechnungssatz | Was du dem Kunden pro Stunde verrechnest. Getrennt vom Kostensatz, weil beides verschiedene Dinge sind. | €/h |
Achtung
Verwechsle Kostensatz und Verrechnungssatz nicht. Wer den Verkaufspreis als Kostensatz einträgt, hält seine Projekte für hochprofitabel — die Marge ist dann reine Fantasie.
SCHRITT 2Saldo lesen: Über- und Minusstunden
Der Saldo ist die Summe aller Tage: erfasste Stunden minus Sollstunden, über den ganzen Zeitraum. Ein Plus sind Überstunden, ein Minus fehlende Zeit.
Feiertage und genehmigte Abwesenheiten werden dabei als erfüllt gewertet — niemand baut Minusstunden auf, weil Weihnachten war.
Der Stichtag
Das Zeitkonto berücksichtigt Zeiten erst ab einem konfigurierten Startdatum. Alles davor bleibt unberücksichtigt. Wirkt der Bereich leer, obwohl Zeiten erfasst sind, liegt es meist daran.
SCHRITT 3Die fünf Abwesenheitsarten
Abwesenheiten werden nach Art unterschieden, weil sie unterschiedlich wirken — auf Zeitkonto, Urlaubsanspruch und Lohn.
Arten
| Krankheit | Krankenstand. Das Soll gilt als erfüllt, der Urlaubsanspruch bleibt unberührt. | 1 |
|---|---|---|
| Urlaub | Erholungsurlaub. Reduziert den Urlaubsanspruch. | 2 |
| Überstundenabbau | Zeitausgleich. Baut den Saldo ab statt Urlaubstage. | 3 |
| Sonderurlaub | Bezahlte Freistellung aus besonderem Anlass — Hochzeit, Todesfall, Umzug. | 4 |
| Unbezahlt | Unbezahlte Freistellung. | 5 |
Halbe Tage
Abwesenheiten müssen keine ganzen Tage sein. Für halbe Tage gibst du die Länge an und hinterlegst die korrigierten Stunden — der Rest des Tages bleibt normale Arbeitszeit.
Genehmigungsstatus
Ein Antrag ist zunächst offen und wird dann genehmigt oder abgelehnt. Offene Anträge erscheinen in der Übersicht der Vorgesetzten — Mitarbeiter beantragen, die Führung entscheidet.
Achtung
Trag bei mehrtägigen Abwesenheiten immer ein Enddatum ein. Ein Zeitraum ohne Ende wird im Zeitkonto nicht berücksichtigt — der Urlaub ist erfasst, wirkt aber nicht.
SCHRITT 4Urlaubsanspruch und Resturlaub
Der Resturlaub ist eine einfache Rechnung, die nur stimmt, wenn drei Werte gepflegt sind:
Die Rechnung
| Jahresanspruch | Die Urlaubstage pro Jahr laut Vertrag. | |
|---|---|---|
| Übertrag | Resttage aus dem Vorjahr, sofern übertragbar. | |
| Verbrauchte Tage | Genehmigte Urlaubstage im laufenden Jahr. | berechnet |
| Resturlaub | Anspruch plus Übertrag minus Verbrauch. Die Zahl, nach der Mitarbeiter fragen. | berechnet |
Feiertage sind Pflicht
Feiertage müssen für dein Land hinterlegt sein, sonst zählen sie als normale Arbeitstage und erzeugen Minusstunden. Sie lassen sich pro Jahr und Land laden, zusätzlich sind eigene Termine ergänzbar — Betriebsurlaub etwa.
SCHRITT 5Rückwirkend korrigieren
Nachträgliche Korrekturen sind der Normalfall, nicht die Ausnahme: Ein Krankenstand wird nachgereicht, ein Urlaubstag doch nicht genommen, eine Zeit falsch erfasst.
Korrigierst du eine Abwesenheit oder Zeit im Nachhinein, wird der betroffene Zeitraum neu bewertet — Saldo und Resturlaub ziehen nach. Wichtig zu wissen: Die Stunden im Zeitkonto sind abgeleitet, nur die Urlaubstage werden fest geführt.
Praxis
Geh einmal im Quartal über die Zeitkonten. Zwanzig Minuten, in denen fehlende Krankmeldungen und unplausible Salden auffallen — bevor daraus im Dezember eine Diskussion wird.
Das Ergebnis
Zwei Fragen sind jederzeit beantwortbar, ohne Rechnen:
- Wie steht der Stundensaldo je Mitarbeiter?
- Wie viel Urlaub ist noch offen?
Und beides beruht auf erfassten Zeiten statt auf Erinnerung.
Die drei häufigsten Ursachen falscher Zahlen
Soll ist null
Dann fehlt das Arbeitszeitmodell — oder sein Startdatum liegt nach den erfassten Tagen.
Minusstunden an Feiertagen
Feiertage sind nicht geladen. Einmal pro Land und Jahr nachziehen.
Urlaub wirkt nicht
Meist fehlt das Enddatum, oder der Antrag steht noch auf offen statt genehmigt.
Häufige Fragen
Ersetzt das Zeitkonto eine Stempeluhr?
Für die meisten Betriebe ja — das Ist kommt aus der Zeiterfassung. Eine Stempelfunktion ist ein separates Thema und für das Zeitkonto nicht nötig.
Können Mitarbeiter Urlaub selbst beantragen?
Ja. Der Antrag ist zunächst offen und erscheint bei der zuständigen Person zur Entscheidung.
Wie werden halbe Urlaubstage gezählt?
Über die Angabe der Länge und der korrigierten Stunden. Der Anspruch wird entsprechend anteilig reduziert.
Was passiert mit Resturlaub am Jahresende?
Er kann als Übertrag ins neue Jahr geführt werden. Ob und wie weit, ist eine vertragliche Frage — das System bildet beides ab.
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