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Projekt abrechnen: Teil-, Abschlags- und Schlussrechnung
Abrechnen ist der Moment, in dem sich rächt, wie sauber vorher gearbeitet wurde. Wenn Zeiten, Belege und Dokumente am Projekt hängen, ist die Rechnung ein Vorgang von Minuten. Wenn nicht, wird es eine Suchaktion. Dieser Guide zeigt beide Wege — und wie du Doppelverrechnung vermeidest.
Was du brauchst, bevor du anfängst
Damit die Abrechnung aus echten Zahlen entsteht statt aus Erinnerung:
- Zeiten sind auf das Projekt erfasst — nicht auf „Sonstiges" oder gar nicht.
- Belege sind dem Projekt zugeordnet, damit weiterverrechenbares Material auffindbar ist.
- Die Auftragsbestätigung hängt am Projekt — sie ist der Maßstab dafür, was überhaupt bestellt wurde.
Fehlt eines davon, kannst du trotzdem abrechnen — nur eben von Hand statt per Übernahme.
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Von den erfassten Stunden zur fertigen Rechnung.
SCHRITT 1Prüfen, was abrechenbar ist
Bevor du eine Rechnung erzeugst, ein Blick in Soll / IST. Dort steht, was an Stunden und Kosten aufgelaufen ist und was laut Auftragsbestätigung bestellt wurde. Aus der Differenz ergibt sich, ob du im Rahmen bist oder ob es einen Nachtrag braucht.
Worauf du vor der Rechnung schaust
| Auftragswert | Was der Kunde bestellt hat. Die Obergrenze ohne Nachtrag. | |
|---|---|---|
| Bereits verrechnet | Summe der bisherigen Rechnungen des Projekts — entscheidend bei Teilrechnungen. | |
| Ist-Stunden | Was tatsächlich gearbeitet wurde. Bei Abrechnung nach Aufwand die Basis der Positionen. | |
| Weiterverrechenbare Ausgaben | Material und Fremdleistung, die laut Vertrag durchlaufen. |
Achtung
Rechne nie nach Aufwand ab, wenn eine Pauschale vereinbart war — und umgekehrt. Die Abrechnungsart steht am Projekt; wer sie ignoriert, produziert Rückfragen und Gutschriften.
SCHRITT 2Rechnung aus dem Projekt erzeugen
Im Projekt gehst du direkt in die Dokumenterstellung. Kunde, Adresse und Projektbezug sind vorbelegt — du beginnst also nicht mit einem leeren Formular, sondern mit einem, das den Vorgang schon kennt.
Der Projektbezug bleibt auf dem Dokument. Damit taucht die Rechnung im Projekt auf, zählt in den Erlös und ist am Kunden sichtbar.
Positionen: übernehmen statt tippen
Bei Abrechnung nach Aufwand übernimmst du die erfassten Zeiten als Positionen. Bei Einheitspreisen kommen die Mengen aus dem Aufmaß (mit Projekt Pro). Bei Pauschale genügt eine Position mit dem vereinbarten Betrag — die Aufwandszahlen bleiben intern für die Nachkalkulation.
Gliedern hilft beim Kunden
Nutze Abschnittstitel: „Erdarbeiten”, „Material”, „Regiestunden”. Eine gegliederte Rechnung erzeugt weniger Rückfragen als eine Liste aus 40 Zeilen — und du kannst später leichter erklären, was worauf entfällt.
Tipp
Was in der Rechnungs-Info am Projekt steht, gehört beim Schreiben gelesen: „Regie separat ausweisen" oder „Rechnung an Bauleitung" sind genau die Dinge, die sonst eine Korrektur nach sich ziehen.
SCHRITT 3Teil- und Abschlagsrechnungen
Bei längeren Projekten wartet niemand bis zum Ende. Mesh APP unterstützt Teil- und Abschlagsrechnungen, die den Bezug zum Gesamtauftrag behalten — jede weiß, wie viel vom Auftrag bereits verrechnet ist.
Die Formen der Zwischenabrechnung
| Anzahlung | Vor Leistungsbeginn, oft ein Prozentsatz des Auftrags. Wird in der Schlussrechnung wieder abgezogen. | |
|---|---|---|
| Teilrechnung | Rechnung über erbrachte Leistungen eines Bauabschnitts. | |
| Abschlagsrechnung | Fortlaufende Abrechnung nach Baufortschritt, typisch im Bau. | |
| Schlussrechnung | Die letzte Rechnung. Weist die Gesamtleistung aus und zieht bereits geleistete Zahlungen ab. |
Achtung
Die häufigste Fehlerquelle beim Abrechnen ist Doppelverrechnung: eine Position steckt in der Teilrechnung und in der Schlussrechnung. Prüfe deshalb in der Dokumentenliste des Projekts, was bereits gestellt wurde — die Summe steht dort.
Bau & Handwerk
Mit Projekt Pro kommen Leistungspositionen, Bautagesberichte, Aufmaß und Kostenjournal dazu — inklusive Haft- und Deckungsrücklass.
SCHRITT 4Nach der Rechnung: Zahlung und Rücklass
Mit dem Versand ist der Vorgang nicht zu Ende. Zwei Dinge laufen weiter:
Zahlungseingang — über die Bankanbindung ordnest du die eingehende Zahlung der Rechnung zu; der Status springt auf bezahlt, Teilzahlungen inklusive. Kommt nichts, steht das Projekt in den offenen Posten.
Rücklass — wenn Haft- oder Deckungsrücklass vereinbart ist (Projekt Pro), wird der Betrag auf der Rechnung ausgewiesen und mit Fälligkeit zur Freigabe verfolgt, statt vergessen zu werden.
SCHRITT 5Projekt abschließen
Ist alles verrechnet und bezahlt, setzt du den Status entsprechend weiter — Verrechnet, Bezahlt, Abgeschlossen. Damit fällt das Projekt aus den aktiven Kennzahlen und blockiert je nach Status weitere Zeitbuchungen.
Bevor du abschließt, lohnt ein letzter Blick auf Soll/Ist: Das ist deine Nachkalkulation. Zwei Minuten, die die nächste Kalkulation besser machen.
Gewohnheit, die sich auszahlt
Notiere beim Abschluss einen Satz ins Logbuch, warum das Projekt über oder unter Plan lag. Beim nächsten ähnlichen Auftrag ist dieser Satz mehr wert als die ganze Zahlenreihe.
Das Ergebnis
Die Rechnung entsteht aus dem, was wirklich passiert ist:
- Positionen kommen aus Zeiten, Aufmaß oder Vereinbarung — nicht aus dem Gedächtnis.
- Teilrechnungen und Anzahlungen bleiben mit dem Gesamtauftrag verbunden.
- Nach dem Versand laufen Zahlung, offene Posten und Rücklass weiter.
- Am Ende steht eine Nachkalkulation, die du beim nächsten Angebot nutzen kannst.
Drei Fälle aus dem Alltag
Nachtrag statt stiller Mehrleistung
Wenn mehr gearbeitet wurde als bestellt: erst Nachtrag als Angebot oder Auftragsbestätigung, dann verrechnen. Sonst diskutierst du bei der Rechnung über etwas, das nie beauftragt wurde.
Regiestunden getrennt ausweisen
Stunden außerhalb der Pauschale gehören in einen eigenen Abschnitt. Getrennt ausgewiesen werden sie akzeptiert, in der Pauschale versteckt nicht.
Wiederkehrende Projektabrechnung
Bei Wartungsverträgen ist die wiederkehrende Rechnung der richtige Weg: einmal aufsetzen, Intervall wählen, danach nur prüfen.
Häufige Fragen
Kann ich mehrere Rechnungen zu einem Projekt stellen?
Ja, beliebig viele. Alle hängen am Projekt und summieren sich im Erlös — deshalb siehst du dort auch, was schon verrechnet wurde.
Wie weise ich eine Anzahlung in der Schlussrechnung ab?
Die Schlussrechnung stellt die Gesamtleistung dar und zieht die bereits gestellten Anzahlungen bzw. Teilrechnungen ab. Der Bezug bleibt nachvollziehbar.
Was, wenn ich zu viel verrechnet habe?
Dann korrigierst du mit einer Gutschrift. Sie wirkt auf den Erlös des Projekts, damit die Auswertung stimmt.
Muss ich die Rechnung aus dem Projekt erzeugen?
Nein, du kannst sie auch normal anlegen und das Projekt zuordnen. Aus dem Projekt heraus ist nur schneller, weil Kunde und Bezug vorbelegt sind.
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