Mesh APP · Guide · Rechnungen & Dokumente
Dokument erstellen: Positionen, Preise, Steuer
Ein Dokument in Mesh APP hat drei Zonen: Kopf, Positionen, Fuß. Wer die Positionen versteht, versteht alle Dokumentarten — sie funktionieren identisch. Dieser Guide geht jedes Feld durch, inklusive der Stellen, an denen Betriebe regelmäßig Geld verlieren.
Was du brauchst, bevor du anfängst
Zwei Vorarbeiten sparen bei jedem künftigen Dokument Zeit:
- Kunden als Kontakte mit Rechnungsadresse, UID und Zahlungsdaten — dann füllt sich der Kopf selbst.
- Leistungen im Produktkatalog mit Preis, Einheit und Steuersatz — dann ist jede Position ein Klick statt drei Felder.
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Ein Angebot von der leeren Maske bis zur Summe.
SCHRITT 1Der Dokumentkopf
Der Kopf klärt, wer, wann und wofür. Vieles davon kommt automatisch, sobald der Kunde gewählt ist.
Felder im Kopf
| Kunde | Übernimmt Adresse, UID und Zahlungsdaten aus dem Kontakt. Ein neuer Kunde lässt sich direkt aus dem Feld heraus anlegen. | Pflicht |
|---|---|---|
| Titel | Die Bezeichnung des Dokuments, vorbelegt mit Art und Nummer. Überschreib ihn mit etwas Sprechendem — der Kunde liest es. | |
| Adresse | Aus dem Kontakt vorbelegt und überschreibbar. Optional lässt sich die geänderte Adresse in den Kontakt zurückschreiben. | |
| Ansprechpartner | Bei Firmenkunden die konkrete Person. Erscheint in der Anschrift und wird beim E-Mail-Versand vorgeschlagen. | |
| Mitarbeiter | Wer das Dokument verantwortet. Nützlich für Rückfragen und für Auswertungen nach Bearbeiter. | |
| Dokumentnummer | Automatisch aus dem Nummernkreis der Art. | automatisch |
| Projekt | Der Projektbezug. Damit zählt das Dokument in die Projektauswertung — bei projektbezogener Arbeit das wichtigste Feld im Kopf. | |
| Referenz / Bestellnummer | Die Bestellnummer des Kunden. Bei größeren Auftraggebern oft Voraussetzung dafür, dass überhaupt gezahlt wird. | |
| Dokumentdatum | Das Leistungs- bzw. Ausstellungsdatum. | |
| Zahlungsziel / Tage | Fälligkeit als Datum oder als Anzahl Tage. Daraus errechnet Mesh APP, wann die Rechnung überfällig wird. | |
| Leistungszeitraum | Von–bis, wenn die Leistung über einen Zeitraum lief. Steuerlich häufig erforderlich. |
Tipp
Trag die Referenznummer des Kunden konsequent ein, wenn du für Firmen arbeitest. Fehlt sie, landet die Rechnung dort in der Klärung — und du wartest zwei Wochen länger auf Geld.
SCHRITT 2Positionen erfassen
Tippe in der Positionszeile den Anfang eines Produkt- oder Leistungsnamens. Mesh APP schlägt Einträge aus dem Katalog vor; ein Klick füllt Preis, Einheit und Steuersatz.
Felder einer Position
| Position | Produkt oder Leistung aus dem Katalog — oder freier Text, wenn es nichts Passendes gibt. | |
|---|---|---|
| Menge und Einheit | Stück, Stunden, m², lfm, kg. Die Einheit kommt aus dem Produkt und ist pro Position änderbar. | |
| Einzelpreis | Aus dem Katalog vorbelegt — Verkaufspreis bei Verkaufsdokumenten, Einkaufspreis bei Bestellungen. Pro Position überschreibbar. | |
| USt. | Der Steuersatz der Position. Aus dem Produkt vorbelegt, weil er nicht am Dokument hängt, sondern an der Leistung. | |
| Rabatt | Prozentual oder als Betrag, pro Position. | |
| Betrag | Menge × Preis abzüglich Rabatt. Wird laufend berechnet. | berechnet |
| Notiz | Zusatztext unter der Position — für Details, die der Kunde wissen muss, aber die nicht in den Namen passen. |
Abschnittstitel und Textpositionen
Längere Dokumente gliederst du mit Abschnittstiteln („Erdarbeiten”, „Material”, „Arbeitszeit”). Manuelle Positionen nimmst du für alles, was nicht im Katalog steht, Textpositionen für Hinweise ohne Preis. Positionen lassen sich per Ziehen sortieren.
Gesamtrabatt und Gesamtzuschlag
Neben Positionsrabatten gibt es Rabatt und Zuschlag auf das ganze Dokument — für Nachlässe („3 % bei Zahlung binnen 10 Tagen”) oder Aufschläge wie Kleinmengen- und Anfahrtspauschalen.
Achtung
Prüf den Steuersatz, wenn du Positionen als Freitext anlegst. Katalogpositionen bringen ihn mit, Freitext nicht — der häufigste Grund für nachträglich korrigierte Rechnungen.
SCHRITT 3Netto oder Brutto rechnen
Über den Umschalter im Positionsbereich legst du fest, ob deine Preise Netto oder Brutto zu verstehen sind. Mesh APP rechnet in beide Richtungen korrekt und weist die Steuer je Satz getrennt aus.
Welche Richtung passt, hängt vom Geschäft ab: Wer an Firmen liefert, denkt netto; wer an Privatkunden verkauft, nennt Bruttopreise. Beides ist richtig — nur nicht gemischt im selben Dokument.
Mehrere Steuersätze in einem Dokument
Positionen mit unterschiedlichen Sätzen sind kein Problem: Der Summenblock weist jeden Satz einzeln aus. Genau deshalb hängt die Steuer an der Position und nicht am Dokument.
Währung
Die Währung wird am Dokument gewählt. Bei abweichender Währung achte darauf, dass die Katalogpreise passen — automatisch umgerechnet wird nicht.
SCHRITT 4Kopf- und Fußtext, Vorlagen, Platzhalter
Über und unter den Positionen stehen zwei Textfelder: Der Kopftext ist die Anrede und Einleitung, der Fußtext enthält Zahlungsbedingungen, Bankverbindung und Schlussformel.
Was hier hilft
| Textvorlagen | Gespeicherte Formulierungen für wiederkehrende Fälle. Einmal gut formulieren, danach einsetzen. | |
|---|---|---|
| Platzhalter | Felder, die beim Erzeugen ersetzt werden — Kundenname, Dokumentnummer, Zahlungsreferenz. So bleibt der Text allgemein und wird trotzdem persönlich. | |
| Formatierung | Fett, Kursiv, Listen, Ausrichtung, Links. Genug für saubere Geschäftsbriefe, wenig genug, um nichts zu zerschießen. | |
| Anhänge | Zusätzliche Dateien am Dokument, z. B. AGB, Datenblätter, Fotos. |
Tipp
Der Fußtext ist der beste Ort für die Zahlungsreferenz als Platzhalter. Dann steht auf jeder Rechnung automatisch, was der Kunde bei der Überweisung angeben soll — und der Bankabgleich findet die Zahlung von selbst.
SCHRITT 5Entwurf oder abschließen
Am Ende hast du drei Wege: Entwurf speichern, Vorschau und Abschließen.
Ein Entwurf ist frei bearbeitbar und noch kein Geschäftsvorfall. Abschließen macht das Dokument gültig: Es bekommt seinen endgültigen Stand und wandert in den regulären Statusverlauf.
Achtung
Lass Rechnungen nicht als Dauer-Entwurf liegen. Entwürfe zählen nicht in Umsatz und offene Posten — ein „fast fertiges" Bündel Entwürfe ist der stille Klassiker unter den Liquiditätslücken.
Das Ergebnis
Das Dokument steht — und zwar so, dass daran weitergearbeitet werden kann:
- Positionen kommen aus dem Katalog, Preise und Steuersätze stimmen ohne Nachdenken.
- Projekt- und Kundenbezug sind gesetzt, das Dokument taucht in beiden Ansichten auf.
- Aus diesem Dokument entsteht mit einem Klick das nächste in der Kette.
Was Zeit spart
Kleinkram in den Katalog
Anfahrt, Entsorgung, Kleinmaterial, Gerätemiete als Katalogeinträge anlegen. Dann ist auch das ein Klick statt Freitext, den jeder anders formuliert.
Staffelpreise nutzen
Wenn Preise mengenabhängig sind, gehören sie ins Produkt — nicht in den Kopf des Bearbeiters.
Dokument duplizieren
Für ähnliche Aufträge: duplizieren, Datum und Mengen anpassen, fertig.
Häufige Fragen
Kann ich Positionen nachträglich umsortieren?
Ja, per Ziehen. Nützlich, wenn beim Schreiben noch etwas dazukommt und die Reihenfolge stimmen soll.
Was passiert, wenn ich einen Katalogpreis später ändere?
Bestehende Dokumente behalten ihren Preis. Sie halten den Stand vom Zeitpunkt der Erstellung fest — sonst würden alte Rechnungen rückwirkend andere Beträge zeigen.
Kann ich Mengen mit Dezimalstellen erfassen?
Ja — 7,5 Stunden oder 12,45 m² sind normal und werden korrekt gerechnet.
Wie rechne ich eine Anzahlung ein?
Über Teil- bzw. Abschlagsrechnungen. Die Schlussrechnung weist geleistete Zahlungen dann aus — siehe den Guide zur Teilabrechnung.
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