Mesh APP · Guide · Rechnungen & Dokumente
Dokumentstatus: was jeder Zustand bedeutet
Der Status sagt dir, was mit einem Dokument als Nächstes zu tun ist — und er steuert, was Mesh APP damit macht: ob es in den offenen Posten auftaucht, ob gemahnt wird, ob es in den Umsatz zählt. Dieser Guide erklärt jeden Zustand.
Was du brauchst, bevor du anfängst
Nichts vorzubereiten — die Status entstehen beim Arbeiten.
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Ein Dokument durch alle Zustände begleitet.
SCHRITT 1Status vor dem Versand
Diese Zustände betreffen Dokumente, die noch nicht beim Kunden sind.
Vor dem Versand
| Entwurf | Frei bearbeitbar, kein Geschäftsvorfall. Zählt nicht in Umsatz und offene Posten. | |
|---|---|---|
| Erstellt | Abgeschlossen und gültig, aber noch nicht versendet. Der Zwischenschritt, wenn Dokumente gesammelt und später gemeinsam verschickt werden. |
Achtung
Entwürfe sind in Auswertungen unsichtbar. Wer den Monat abschließt, sollte einmal nach Entwürfen filtern — dort liegt regelmäßig eine Rechnung, die jemand vergessen hat abzuschließen.
SCHRITT 2Status nach dem Versand
Ab hier läuft die Uhr — und Mesh APP verfolgt, was passiert.
Nach dem Versand
| Versendet | Per E-Mail hinausgegangen. Am Dokument ist dokumentiert, wann und an wen. | |
|---|---|---|
| Offen | Rechnung gültig, Zahlungsziel noch nicht erreicht. Zählt in die offenen Posten. | offen |
| Fällig | Zahlungsziel überschritten, kein Geld da. Der Status, aus dem Mahnungen entstehen. | offen |
| Teilbezahlt | Ein Teilbetrag ist eingegangen. Die Restsumme bleibt offen — entsteht typischerweise beim Bankabgleich. | offen |
| Bezahlt | Vollständig beglichen. Fällt aus den offenen Posten heraus. | erledigt |
| Storniert | Durch Gutschrift ausgeglichen. Das Dokument bleibt erhalten, wirkt aber nicht mehr als Forderung. |
Wer den Status ändert
Meist nicht du: Der Wechsel von Offen auf Fällig passiert durch Zeitablauf, der Wechsel auf Teilbezahlt oder Bezahlt durch die Zuordnung einer Banktransaktion. Manuell setzen kannst du ihn trotzdem — etwa bei Barzahlung.
SCHRITT 3Status bei Angeboten
Angebote haben eigene Zustände, weil es hier nicht um Geld geht, sondern um eine Entscheidung.
Angebotsstatus
| Angenommen | Der Kunde hat zugesagt. Ab hier entsteht die Auftragsbestätigung. | gewonnen |
|---|---|---|
| Abgelehnt | Der Kunde hat abgesagt. Bitte trotzdem setzen — nur so stimmt die Auftragsquote in der Auswertung. | verloren |
| Ausstehend | Entscheidung offen. Die Liste, die einmal pro Woche durchgesehen werden sollte. | |
| Unterzeichnet | Mit Signatur bestätigt — relevant bei unterschriebenen Angeboten und Lieferscheinen. |
Der teuerste Status
„Ausstehend" ist der Status, in dem Geld verloren geht — nicht weil das Angebot schlecht war, sondern weil niemand nachgefasst hat. Dafür gibt es Automatisierungen.
SCHRITT 4Status bei Teilabrechnung
Wenn ein Auftrag in mehreren Rechnungen abgerechnet wird, braucht das Ursprungsdokument einen eigenen Zustand — sonst weiß niemand, ob noch etwas offen ist.
Bei Teilabrechnung
| Teilverrechnet | Ein Teil des Auftrags ist in Rechnung gestellt, der Rest steht noch aus. | |
|---|---|---|
| Schlussverrechnet | Der Auftrag ist vollständig abgerechnet. |
Achtung
Prüf bei Teilabrechnung immer den Status der Auftragsbestätigung, bevor du die nächste Rechnung stellst. Er ist die einzige verlässliche Auskunft darüber, was bereits verrechnet wurde.
Das Ergebnis
Der Status ist die Arbeitsliste des Büros: Entwürfe abschließen, Ausstehendes nachfassen, Fälliges mahnen, Bezahltes vergessen.
Nach Status arbeiten
Fällig zuerst
Filter auf Fällig und sortiere nach Verzugstagen. Der Älteste zuerst — dort ist das Risiko am größten.
Ausstehende Angebote
Wöchentlich filtern und nachfassen. Oder automatisieren, dann macht es das System.
Massenweise Status setzen
Mehrere Dokumente markieren und gemeinsam umstellen.
Häufige Fragen
Wechselt „Offen" automatisch auf „Fällig"?
Ja, sobald das Zahlungsziel überschritten ist. Du musst nichts tun.
Kann ich einen Status manuell setzen?
Ja. Bei Barzahlung oder Zahlungen über Wege, die nicht in der Bankanbindung landen, ist das der normale Weg.
Warum ist meine bezahlte Rechnung noch offen?
Dann ist die Zahlung noch nicht zugeordnet. Zahlungseingang und Rechnung verknüpfst du im Banking — dann springt der Status.
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