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Teilrechnung, Anzahlung und Gutschrift
Bei längeren Aufträgen wartet niemand bis zum Ende. Dann brauchst du Teilrechnungen, die wissen, wie viel vom Auftrag noch offen ist — und eine Schlussrechnung, die geleistete Zahlungen abzieht. Dieser Guide zeigt beides plus den Weg für Korrekturen.
Was du brauchst, bevor du anfängst
Eine Voraussetzung macht den Unterschied zwischen Kontrolle und Ratespiel:
- Die Auftragsbestätigung existiert und ist zugeordnet. Sie ist die Bezugsgröße — ohne sie weiß niemand, was der Gesamtauftrag war und wie viel schon verrechnet ist.
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Von der Anzahlung bis zur Schlussrechnung.
SCHRITT 1Die Formen der Zwischenabrechnung
Die Begriffe werden im Alltag durcheinander verwendet. Der Unterschied liegt darin, wofür abgerechnet wird.
Formen
| Anzahlung | Vor der Leistung, meist ein Prozentsatz des Auftrags. Sichert Materialeinkauf und Liquidität. | vorher |
|---|---|---|
| Teilrechnung | Abrechnung eines abgeschlossenen Teils — Bauabschnitt, Etappe, Gewerk. | während |
| Abschlagsrechnung | Fortlaufende Abrechnung nach Baufortschritt, typisch im Bau. Mehrere Abschläge hintereinander sind normal. | während |
| Schlussrechnung | Die letzte. Stellt die Gesamtleistung dar und zieht alle geleisteten Zahlungen ab. | zum Schluss |
SCHRITT 2Teilrechnung stellen
Du erstellst die Rechnung aus der Auftragsbestätigung oder dem Projekt. Übernommen werden die Positionen, die abgerechnet werden sollen — bei Abschlägen typischerweise ein Prozentsatz oder die fertiggestellten Positionen.
Die Auftragsbestätigung wechselt dabei auf Teilverrechnet. Damit steht am Ursprungsdokument, dass noch etwas aussteht.
Wie viel ist noch offen?
Die Antwort steht in der Dokumentenliste des Projekts bzw. am Auftrag: Summe der gestellten Rechnungen gegen Auftragswert. Verlass dich auf diese Zahl und nicht auf die Erinnerung, was im letzten Monat geschrieben wurde.
Achtung
Doppelverrechnung ist der häufigste Fehler beim Abrechnen: Eine Position steckt in der Teilrechnung und in der Schlussrechnung. Prüf vor jeder Folgerechnung, was bereits gestellt wurde.
SCHRITT 3Schlussrechnung erstellen
Die Schlussrechnung zeigt die Gesamtleistung und darunter die Abzüge: Anzahlungen, Teil- und Abschlagsrechnungen. Der Restbetrag ist, was der Kunde noch zahlt.
Diese Darstellung ist kein Formalismus. Der Kunde muss nachvollziehen können, dass die Gesamtsumme nicht zusätzlich zu den bisherigen Zahlungen gefordert wird.
Aufbau der Schlussrechnung
| Gesamtleistung | Alle erbrachten Positionen mit Endmengen. | |
|---|---|---|
| Abzüge | Jede vorangegangene Rechnung mit Nummer und Betrag — nachvollziehbar aufgelistet. | |
| Restbetrag | Was noch zu zahlen ist. Bei Überzahlung entsteht daraus eine Gutschrift. | |
| Rücklass | Falls vereinbart, wird der einbehaltene Anteil hier ausgewiesen und weiterverfolgt. | Projekt Pro |
SCHRITT 4Gutschrift: der richtige Weg für Korrekturen
Zu viel verrechnet, Mangel anerkannt, Position doppelt drin? Dann wird die Rechnung nicht bearbeitet und nicht gelöscht, sondern gutgeschrieben.
Die Gutschrift verweist auf die Ursprungsrechnung, wirkt auf die Forderung und auf den Projekterlös. Damit bleibt die Nummernfolge lückenlos und die Buchhaltung nachvollziehbar.
Vollständig oder teilweise
Eine Gutschrift über den vollen Betrag gleicht die Rechnung aus — praktisch ein Storno. Eine Teilgutschrift reduziert die Forderung, der Rest bleibt offen.
Reihenfolge beachten
Erst gutschreiben, dann neu berechnen. Wer sofort eine korrigierte Rechnung schreibt, ohne die alte gutzuschreiben, hat zwei Forderungen für eine Leistung im System.
Das Ergebnis
Der Auftrag ist abgerechnet, und jeder Schritt ist belegt:
- Anzahlungen und Teilrechnungen bleiben mit dem Gesamtauftrag verbunden.
- Die Schlussrechnung weist Abzüge nachvollziehbar aus.
- Korrekturen laufen über Gutschriften, die Nummernfolge bleibt intakt.
Drei Regeln aus der Praxis
Anzahlung vereinbaren, nicht erbitten
Bei materialintensiven Aufträgen gehört die Anzahlung ins Angebot. Später darum zu bitten wirkt wie ein Liquiditätsproblem.
Abschläge nach Fortschritt, nicht nach Kalender
„30 % nach Fundament” ist überprüfbar. „30 % nach vier Wochen” ist eine Diskussion.
Nachträge vor der Schlussrechnung
Mehrleistungen erst beauftragen lassen, dann abrechnen. In der Schlussrechnung überraschen sie nur.
Häufige Fragen
Wie viele Teilrechnungen sind möglich?
Beliebig viele. Alle bleiben dem Auftrag und dem Projekt zugeordnet.
Was, wenn die Schlussrechnung negativ ist?
Dann wurde mehr gezahlt als geleistet — der Ausgleich läuft über eine Gutschrift.
Wirken Gutschriften auf die Projektauswertung?
Ja, sie reduzieren den Erlös des Projekts. Deshalb sinkt die Marge, wenn eine Gutschrift entsteht.
Kann ich eine Anzahlung ohne Auftragsbestätigung stellen?
Technisch ja. Sinnvoll nein — ohne Auftrag fehlt der Bezug, und niemand kann sagen, wie viel noch offen ist.
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