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Automatisierungen, die sich sofort lohnen
Theorie ist schnell erklärt, der Nutzen entsteht bei konkreten Regeln. Hier sind sieben, die in fast jedem Betrieb Wirkung zeigen — mit Auslöser, Bedingung, Aktion und Modus, sodass du sie direkt nachbauen kannst.
Was du brauchst, bevor du anfängst
Alle Rezepte setzen voraus, dass du den Aufbau kennst — Modul, Auslöser, Bedingung, Aktion, Modus. Falls nicht, lies zuerst den Guide zum Aufbau.
- E-Mail-Provider verbunden, falls die Regel Mails verschicken soll.
- E-Mail-Vorlagen angelegt — die Regel liefert den Anlass, nicht den Text.
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Drei Regeln live aufgebaut.
SCHRITT 1Rezept 1: Offene Angebote nachfassen
Die Regel mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung. Ein Angebot, das seit einer Woche unbeantwortet ist, braucht keinen neuen Preis, sondern eine Erinnerung.
Aufbau
| Modul | Dokument → Angebot | |
|---|---|---|
| Auslöser | Zeit → nach Intervall, 7 Tage nach Versand | |
| Bedingung | Status ist gleich „Ausstehend" — damit angenommene und abgelehnte Angebote unberührt bleiben | |
| Aktion | E-Mail senden (freundliche Nachfrage) + Aufgabe für den zuständigen Mitarbeiter | |
| Modus | Einmal je Datensatz | wichtig |
Warum zusätzlich eine Aufgabe
Die Mail erreicht die, die vergessen haben. Der Anruf erreicht die, die sich nicht entscheiden können. Deshalb beides — die Regel erledigt das eine und erinnert an das andere.
SCHRITT 2Rezept 2: Zahlungserinnerung vor Fälligkeit
Eine höfliche Erinnerung vor dem Zahlungsziel verhindert mehr Verzug als jede Mahnung danach. Sie wirkt nicht als Vorwurf, sondern als Service.
Aufbau
| Modul | Dokument → Rechnung | |
|---|---|---|
| Auslöser | Zeit → vor Fälligkeitsdatum, 3 Tage vorher | |
| Bedingung | Status ist gleich „Offen" — bereits bezahlte Rechnungen fallen heraus | |
| Aktion | E-Mail senden mit Rechnungsnummer und Zahlungsreferenz | |
| Modus | Einmal je Datensatz | wichtig |
SCHRITT 3Rezept 3: Überfällige Rechnung anmahnen
Die Fortsetzung nach dem Zahlungsziel. Wichtig ist die Bedingung: Wer schon gezahlt hat, darf keine Mahnung bekommen.
Aufbau
| Modul | Dokument → Rechnung | |
|---|---|---|
| Auslöser | Zeit → nach Fälligkeitsdatum, 7 Tage danach | |
| Bedingung | Status ist nicht gleich „Bezahlt" | |
| Aktion | E-Mail (Zahlungserinnerung) + Aufgabe „Kunde anrufen" bei größeren Beträgen | |
| Modus | Einmal je Datensatz | wichtig |
Achtung
Diese Regel setzt einen funktionierenden Bankabgleich voraus. Ist die Zahlung eingegangen, aber nicht zugeordnet, steht die Rechnung weiter auf offen — und die Regel mahnt einen Kunden, der längst gezahlt hat.
SCHRITT 4Rezept 4: Große Beträge anders behandeln
Nicht jede Rechnung verdient gleich viel Aufmerksamkeit. Über eine Betragsbedingung trennst du das Wesentliche vom Kleinkram.
Aufbau
| Modul | Dokument → Rechnung | |
|---|---|---|
| Auslöser | Zeit → nach Fälligkeitsdatum, 3 Tage danach | |
| Bedingung | Betrag größer gleich 5.000 und Status nicht gleich „Bezahlt" | |
| Aktion | Aufgabe mit hoher Priorität für die Geschäftsführung — kein automatischer Mailversand | |
| Modus | Einmal je Datensatz |
Bewusst ohne Mail
Bei großen Beträgen ist ein Anruf wirksamer als eine automatische Mail — und die Beziehung ist es wert. Die Regel liefert hier nur den Anstoß.
SCHRITT 5Rezept 5: Neue Anfrage sofort zuweisen
Der erste Kontakt entscheidet oft über den Auftrag. Diese Regel sorgt dafür, dass eine neue Anfrage nicht bis zum nächsten Bürotag liegen bleibt.
Aufbau
| Modul | Lead | |
|---|---|---|
| Auslöser | Ereignis → wird angelegt | |
| Bedingung | Keine — oder Quelle enthält „Website", wenn nur Online-Anfragen gemeint sind | |
| Aktion | Aufgabe „Erstkontakt herstellen" mit Frist heute + Feld aktualisieren auf „In Bearbeitung" | |
| Modus | Einmal je Datensatz |
SCHRITT 6Rezept 6: Liegengebliebene Anfragen aufwecken
Der Stillstands-Auslöser ist gebaut für genau diesen Fall: ein Lead, der seit Tagen im selben Status hängt, weil niemand mehr daran gedacht hat.
Aufbau
| Modul | Lead | |
|---|---|---|
| Auslöser | Zeit → Status-Stillstand, 10 Tage | |
| Bedingung | Status ist nicht gleich „Gewonnen" und nicht gleich „Verloren" | |
| Aktion | Aufgabe für den zuständigen Mitarbeiter: „Lead seit 10 Tagen unbewegt — Stand klären" | |
| Modus | Jedes Mal — der Lead soll wieder auffallen, wenn er erneut hängen bleibt |
Warum hier „jedes Mal"
Weil erneutes Liegenbleiben ein neuer Vorfall ist. Bei internen Aufgaben ist Wiederholung nützlich — anders als bei Mails an Kunden.
SCHRITT 7Rezept 7: Projektstatus mitziehen
Ein klassischer vergessener Handgriff: Der Auftrag ist bestätigt, aber das Projekt steht noch auf „Angeboten”. Damit sind Dashboard-Kennzahlen und Disposition falsch.
Aufbau
| Modul | Dokument → Angebot | |
|---|---|---|
| Auslöser | Ereignis → Statuswechsel | |
| Bedingung | Status ist gleich „Angenommen" | |
| Aktion | Projektstatus setzen auf „Bestellt" + Aufgabe „Material bestellen und Team einteilen" | |
| Modus | Einmal je Datensatz |
Achtung
Diese Regel greift nur, wenn das Angebot einem Projekt zugeordnet ist. Ohne Projektbezug gibt es keinen Status, der gesetzt werden könnte.
Das Ergebnis
Sieben Regeln, die jeweils einen wiederkehrenden Handgriff ersetzen:
- Angebote werden nachgefasst, ohne dass jemand daran denkt.
- Zahlungen werden vorher erinnert und nachher angemahnt.
- Neue Anfragen bekommen sofort einen Zuständigen und eine Frist.
- Liegengebliebenes fällt wieder auf.
- Der Projektstatus folgt der Zusage.
Reihenfolge der Einführung
Woche 1: Nachfassen
Rezept 1 aufsetzen und laufen lassen. Nach zwei Wochen siehst du, ob mehr Angebote beantwortet werden.
Woche 2: Zahlungen
Rezepte 2 und 3 ergänzen — aber erst, wenn der Bankabgleich zuverlässig läuft.
Danach: Leads und Projekte
Rezepte 5 bis 7. Sie betreffen interne Abläufe und lassen sich gefahrlos ausprobieren.
Häufige Fragen
Wie viele Automatisierungen sind sinnvoll?
Weniger als man denkt. Fünf bis zehn gut gebaute Regeln deckt den Alltag der meisten Betriebe ab. Vierzig Regeln versteht niemand mehr.
Kann eine Automatisierung eine andere auslösen?
Setzt eine Regel ein Feld, kann das eine Änderung sein, auf die eine andere Regel reagiert. Genau deshalb sollten Regeln sich nicht überlappen — sonst wird die Wirkung schwer vorhersehbar.
Kann ich Regeln vorübergehend abschalten?
Ja, über den Aktiv-Schalter. Sinnvoll im Urlaub oder wenn eine Kampagne läuft, bei der ein anderer Ton passt.
Bekommt ein Kunde mehrere Erinnerungen für dieselbe Rechnung?
Nicht bei „einmal je Datensatz”. Wenn doch, steht der Modus auf „jedes Mal” — das ist die Stelle zum Nachschauen.
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