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E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung
Eine E-Rechnung ist kein PDF per Mail. Sie ist ein strukturierter Datensatz, den die Software des Empfängers ohne Abtippen einlesen kann. Mesh APP erzeugt beide gängigen Formate — dieser Guide erklärt den Unterschied und was du dafür brauchst.
Was du brauchst, bevor du anfängst
E-Rechnungen sind streng — fehlende Pflichtangaben führen zur Ablehnung. Diese drei Dinge müssen sitzen:
- Vollständige eigene Firmendaten: Adresse, UID, Bankverbindung.
- Vollständige Kundendaten: exakte Firmenbezeichnung und Adresse, bei Firmenkunden die UID.
- Die Referenz des Empfängers, sofern verlangt — bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID.
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Eine E-Rechnung erzeugen und versenden.
SCHRITT 1Die beiden Formate unterscheiden
Beide erfüllen dieselbe europäische Norm, verpacken die Daten aber unterschiedlich.
ZUGFeRD und XRechnung
| ZUGFeRD | Ein PDF mit eingebetteten Daten. Der Mensch sieht eine normale Rechnung, die Software liest die XML im Hintergrund. Der praktische Weg für Geschäftskunden. | Hybrid |
|---|---|---|
| XRechnung | Eine reine XML-Datei ohne Sichtformat. Vorgabe im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland. | XML |
Welches Format wann
Verlangt der Empfänger keins ausdrücklich, ist ZUGFeRD die freundlichere Wahl: Es funktioniert auch bei Empfängern, die noch von Hand arbeiten, weil es ein lesbares PDF bleibt. XRechnung nimmst du, wenn es gefordert wird — bei Behörden ist es das in der Regel.
SCHRITT 2E-Rechnung erzeugen
Du schreibst die Rechnung wie immer. Beim Abschließen bzw. Versenden erzeugt Mesh APP zusätzlich den strukturierten Datensatz und legt ihn am Dokument ab — die XML-Datei bleibt dort abrufbar.
Wichtig: Die Datenqualität entscheidet. Was in der Rechnung unpräzise ist, wird in der E-Rechnung zum Fehler, weil ein Programm sie prüft und nicht ein Mensch.
Häufige Ablehnungsgründe
| Fehlende UID | Bei Firmenkunden im EU-Ausland zwingend. Gehört in den Kontakt, nicht in den Rechnungstext. | |
|---|---|---|
| Unvollständige Adresse | Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land als getrennte Felder — nicht als ein Textblock. | |
| Fehlende Referenz | Bestellnummer oder Leitweg-ID des Empfängers. Ohne sie weist die Behördensoftware die Rechnung ab. | |
| Unklare Einheiten | Einheiten müssen eindeutig sein. Deshalb gehören sie ins Produkt und nicht in den Positionstext. | |
| Steuersatz ohne Grund | Bei 0 % braucht es einen Grund — Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Kleinunternehmer. |
Achtung
Die häufigste Ursache abgelehnter E-Rechnungen sind Kontaktdaten, die für ein PDF ausreichten. Pfleg bei Firmenkunden die UID und die getrennten Adressfelder, bevor du auf E-Rechnung umstellst.
SCHRITT 3Übermitteln
Der Regelweg ist der E-Mail-Versand: ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML als Anhang. Bei öffentlichen Auftraggebern kann ein bestimmter Übermittlungsweg oder ein Portal vorgeschrieben sein — dann lädst du die erzeugte XML dort hoch.
Die Datei bleibt am Dokument gespeichert und ist jederzeit erneut abrufbar.
Praxis
Frag bei neuen Firmenkunden im Erstkontakt nach dem gewünschten Rechnungsformat und der Referenznummer. Zwei Fragen am Anfang ersparen die erste abgelehnte Rechnung.
Das Ergebnis
Deine Rechnung ist maschinenlesbar und erfüllt die Norm — ohne Zusatztool und ohne dass du anders arbeitest als bisher. Die Datei liegt am Dokument, falls sie erneut gebraucht wird.
Umstellung im Betrieb
Stammdaten zuerst
Vor der Umstellung einmal alle Firmenkunden durchgehen: UID, exakte Bezeichnung, getrennte Adressfelder. Danach läuft es.
Mit einem Kunden testen
Nicht alle gleichzeitig umstellen. Ein Kunde, eine Rechnung, Rückmeldung abwarten — dann der Rest.
Häufige Fragen
Brauche ich ein Zusatzabo für E-Rechnungen?
Nein, die Erzeugung ist Teil des Dokumentenbereichs.
Kann ich weiterhin normale PDFs schicken?
Ja, für alle Empfänger, die keine E-Rechnung verlangen. Beides parallel ist normal.
Wo finde ich die erzeugte XML wieder?
Am Dokument. Sie bleibt gespeichert und lässt sich erneut herunterladen.
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