Mesh APP · Guide · Leads
Leads: von der Anfrage zum Kunden
Der teuerste Lead ist der, den du vergisst nachzufassen. Nicht der verlorene — der vergessene. Dieser Guide zeigt, wie Anfragen strukturiert erfasst, verfolgt und umgewandelt werden, und was bei der Umwandlung tatsächlich passiert.
Was du brauchst, bevor du anfängst
Eine Vorarbeit entscheidet, ob das Modul im Alltag hilft oder nur Daten sammelt:
- Definiere deine Statusstufen, bevor du Leads erfasst. Sie sind frei benennbar — es gibt keine fest eingebauten Stufen.
Bewährt hat sich eine kurze Kette wie Neu → Kontaktiert → Qualifiziert → Angebot → Gewonnen/Verloren. Mehr als sechs Stufen pflegt niemand durch.
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Ein Lead von der Anfrage bis zum Kunden.
SCHRITT 1Lead erfassen
Ein Lead ist eine Anfrage, aus der noch kein Kunde geworden ist. Er trägt weniger Felder als ein Kontakt — bewusst: Beim ersten Telefonat hat niemand die UID zur Hand.
Felder am Lead
| Name / Firma | Wer angefragt hat. | |
|---|---|---|
| Adresse | Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land — soweit bekannt. | |
| Status | Wo die Anfrage steht. Frei definierbar mit Farbe und Reihenfolge. | Pflicht |
| Quelle | Woher die Anfrage kam: Website, Empfehlung, Messe, Anruf. Die Grundlage dafür, später zu wissen, was Kunden bringt. | |
| Zuständigkeit | Wer den Lead betreut. Ohne Zuständigen bleibt eine Anfrage garantiert liegen. | |
| Ansprechpartner | Person mit eigenen Kontaktdaten, auch bei Leads. | |
| Eigene Felder | Gewerk, Budgetrahmen, Wunschtermin — was dein Vertrieb zur Einschätzung braucht. |
Tipp
Pfleg die Quelle konsequent. Nach einem halben Jahr weißt du damit, ob die Messe, die Anzeigen oder die Empfehlungen die Aufträge bringen — und wo du dein Geld sparen kannst.
SCHRITT 2Statusstufen selbst definieren
Es gibt keine fest verdrahteten Lead-Status. Jeder Arbeitsbereich definiert seine eigenen — mit Name, Farbe, Reihenfolge und den Schaltern aktiv und sichtbar.
Das ist bewusst so: Ein Bauunternehmen mit Ausschreibungen braucht andere Stufen als ein Servicebetrieb mit Telefonanfragen.
Der Zeitstempel hinter dem Status
Mesh APP merkt sich bei jedem Statuswechsel, wann er passiert ist. Daraus ergibt sich die Frage „liegt dieser Lead seit X Tagen unbewegt?” — die Grundlage für automatische Erinnerungen.
Achtung
Ein Statuswechsel am Lead ändert nichts an einem verknüpften Deal. Wer die Verkaufschance verfolgen will, braucht die Pipeline — Lead-Status und Deal-Phase sind zwei getrennte Dinge.
SCHRITT 3Aktivitäten dokumentieren
Am Lead hältst du fest, was passiert ist: Anrufe, E-Mails, Termine, Notizen, Aufgaben. E-Mails lassen sich direkt aus dem Lead versenden — mit Vorlagen und Textbausteinen.
Der Nutzen zeigt sich beim Rückruf: Wer den Lead öffnet, sieht in fünf Sekunden, was zuletzt vereinbart war — auch wenn ein Kollege telefoniert hat.
SCHRITT 4Automatisch nachfassen
Hier verdient das Modul sein Geld. Über Automatisierungen reagiert Mesh APP, ohne dass jemand daran denken muss:
- Bei Anlage — Aufgabe „Erstkontakt herstellen” mit Frist heute
- Bei Stillstand — Erinnerung, wenn ein Lead zu lange im selben Status liegt
- Vor oder nach einem Termin — Erinnerung zum Nachhaken
Damit sich Erinnerungen nicht täglich wiederholen, merkt sich das System, welcher Lead in welchem Status bereits gemeldet wurde.
Empfehlung
Sieben bis zehn Tage Stillstand sind ein guter Wert. Der Standard liegt höher — für die meisten Betriebe ist das zu spät, weil der Interessent bis dahin woanders gekauft hat.
SCHRITT 5Lead in einen Kontakt umwandeln
Wird aus der Anfrage ein Auftrag, machst du aus dem Lead einen Kontakt. Die Kontaktmaske öffnet sich mit den Lead-Daten vorbefüllt — du prüfst, ergänzt UID und Zahlungsdaten und speicherst.
Was dabei passiert — und was nicht
| Kontakt entsteht | Mit eigener Kundennummer aus dem Nummernkreis. | |
|---|---|---|
| Daten sind vorbefüllt | Nicht festgeschrieben — du kannst vor dem Speichern alles korrigieren. | |
| Der Lead bleibt bestehen | Er wird nicht automatisch archiviert und trägt keinen Verweis auf den neuen Kontakt. Die Verbindung ist inhaltlich, nicht technisch. | wichtig |
| Ein Deal wandert nicht mit | Eine verknüpfte Verkaufschance hängt weiter am Lead. Sie auf den Kontakt umzuhängen ist ein eigener Schritt. | wichtig |
Achtung
Archiviere den Lead nach der Umwandlung von Hand. Sonst hast du dieselbe Firma doppelt im System — einmal als offenen Lead, einmal als Kunden. Das verfälscht jede Auswertung über die Anfragen.
Das Ergebnis
Anfragen sind kein Zettelstapel mehr:
- Jede Anfrage hat Status, Quelle und einen Zuständigen.
- Der Verlauf ist dokumentiert — auch für Kollegen.
- Nachfassen passiert automatisch, nicht aus Erinnerung.
- Aus gewonnenen Leads werden Kontakte mit einem Schritt.
Zwei Wege für mehr Leads
Anfragen automatisch übernehmen
Über die Schnittstelle können Website-Formulare Leads direkt anlegen. Dann tippt niemand mehr ab, und keine Anfrage geht im Postfach verloren.
Textbausteine für Erstkontakt
Zwei oder drei gute Antwortvorlagen bringen mehr als jede Formulierungsdiskussion — und sie gehen in Minuten raus statt am Abend.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Lead und Kontakt?
Ein Lead ist eine Anfrage, ein Kontakt ein Geschäftspartner. Rechnungen und Projekte hängen nur an Kontakten — deshalb muss vor dem ersten Auftrag konvertiert werden.
Kann ich Leads importieren?
Ja, per Datei — und über die Schnittstelle auch laufend aus Formularen oder anderen Systemen.
Was passiert mit verlorenen Leads?
Status auf verloren setzen und archivieren. Bitte trotzdem erfassen: Nur so kennst du deine Quote und weißt, welche Quellen sich lohnen.
Brauche ich Leads, wenn ich Deals nutze?
Beides ergänzt sich: Der Lead ist die Anfrage, der Deal die Verkaufschance mit Wert und Phase. Kleine Betriebe kommen oft mit Leads allein aus.
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