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Soll/Ist verstehen: Stunden, Kosten, Marge
Die meisten Betriebe wissen erst nach dem Projekt, ob es sich gerechnet hat. Das ist zu spät. Soll/Ist stellt Plan und Wirklichkeit während der Laufzeit gegenüber — dieser Guide erklärt jede Zahl darin und woher sie kommt.
Was du brauchst, bevor du anfängst
Soll/Ist rechnet nur mit dem, was da ist. Drei Voraussetzungen entscheiden über die Aussagekraft:
- Soll-Stunden und Soll-Kosten am Projekt — ohne sie gibt es keinen Vergleich, nur Ist-Zahlen.
- Kostensatz je Mitarbeiter (Euro pro Stunde, unter Team → Mitarbeiter). Fehlt er, bleiben die Personalkosten null.
- Zeiten und Belege mit Projektbezug — was ohne Projekt erfasst wird, taucht hier nie auf.
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Soll/Ist an einem laufenden Projekt gelesen.
SCHRITT 1Die Stundenseite lesen
Der erste Block vergleicht geplante mit erfassten Stunden. Mesh APP zeigt die Ist-Stunden in zwei Formaten, weil beide gebraucht werden: als Stunden-Minuten für Menschen und als Dezimalwert zum Weiterrechnen.
Stunden-Kennzahlen
| Soll-Stunden | Dein Plan, manuell am Projekt gepflegt. | |
|---|---|---|
| Ist-Stunden | Summe aller erfassten Zeiten mit Projektbezug — über alle Mitarbeiter, in Stunden und Minuten. | |
| Ist-Stunden dezimal | Dieselbe Zahl als Dezimalwert (7,5 statt 7:30) — die Basis jeder Kostenrechnung. | |
| Stunden je Mitarbeiter | Aufschlüsselung, wer wie viel auf dem Projekt gearbeitet hat. Verrät auch, ob eingeteilte Leute tatsächlich dort waren. |
SCHRITT 2Die Kostenseite: woher jeder Euro kommt
Die Ist-Kosten setzen sich aus zwei Quellen zusammen, die Mesh APP getrennt ausweist — damit du siehst, ob ein Projekt an der Arbeitszeit oder am Material hängt.
Kosten-Kennzahlen
| Soll-Kosten | Dein Kostenbudget aus der Kalkulation. | |
|---|---|---|
| Personalkosten | Ist-Stunden × Kostensatz des jeweiligen Mitarbeiters. Wird laufend nachgerechnet, sobald Zeiten dazukommen. | berechnet |
| Ist-Kosten gesamt | Personalkosten plus zugeordnete Ausgaben und Belege. Die Zahl, die gegen das Budget läuft. | berechnet |
| Erlös | Summe der gestellten Rechnungen des Projekts. Achtung: gestellt, nicht bezahlt — der Zahlungsstatus ist eine andere Frage. | |
| Auftragswert | Summe der zugeordneten Auftragsbestätigungen. Die ehrlichste Vergleichsgröße, weil sie zeigt, was der Kunde bestellt hat. | |
| Marge | Erlös minus Ist-Kosten. Wird laufend aktualisiert. | berechnet |
Warum der Kostensatz Euro ist, nicht Cent
Der Kostensatz wird als Euro pro Stunde erfasst (z. B. 35,00). Er ist der interne Kostensatz — Lohn plus Nebenkosten — und nicht der Preis, den du dem Kunden verrechnest. Für den gibt es einen eigenen Verrechnungssatz. Wer beide verwechselt, hält seine Projekte für doppelt so profitabel, wie sie sind.
Was nicht automatisch mitrechnet
Kosten, die nirgends als Beleg oder Zeit erfasst sind, kennt das System nicht: Werkzeugverschleiß, Fahrzeugkosten, Büroanteil. Wer die einrechnen will, arbeitet mit einem Zuschlag im Kostensatz oder erfasst sie als Ausgabe.
Achtung
Der Erlös zählt gestellte Rechnungen. Ein Projekt kann also eine schöne Marge zeigen und trotzdem nicht bezahlt sein. Für den Geldfluss ist die Liste der offenen Posten zuständig, nicht das Soll/Ist.
SCHRITT 3Projektwarnung setzen
Niemand öffnet jeden Tag jedes Projekt. Deshalb gibt es den Grenzwert: Erreicht die Marge diese Schwelle, markiert Mesh APP das Projekt und zeigt es im Dashboard unter den Projektwarnungen.
So drehst du die Logik um — nicht du suchst Probleme, sondern die Probleme melden sich.
Praxiswert
Setz den Grenzwert nicht auf null. Bei null erfährst du es, wenn das Projekt bereits nichts mehr verdient. Sinnvoll ist die Hälfte der kalkulierten Marge — dann bleibt Zeit zum Reagieren.
SCHRITT 4Aus der Auswertung heraus abrechnen
Soll/Ist ist keine reine Anzeige. Von hier gehst du direkt in die Abrechnung: erfasste Stunden und Aufwände lassen sich in eine Rechnung übernehmen — als Teilrechnung während des Projekts oder als Schlussrechnung am Ende.
Damit schließt sich der Kreis: geplant, gearbeitet, gemessen, abgerechnet — ohne die Zahlen zwischen Tools zu tragen.
Das Ergebnis
Du siehst während der Laufzeit, wohin das Projekt läuft:
- Stunden und Kosten stehen gegen den Plan, nicht gegen ein Gefühl.
- Personal- und Materialkosten sind getrennt — du weißt, welche Seite kippt.
- Der Grenzwert meldet sich von selbst, bevor die Marge weg ist.
Wenn die Zahlen komisch aussehen
Personalkosten sind null
Dann fehlt der Kostensatz beim Mitarbeiter — oder die Zeiten liegen auf keinem Projekt. Beides in dieser Reihenfolge prüfen.
Marge unrealistisch hoch
Meist fehlen Belege: Material wurde gekauft, aber der Beleg ist noch nicht erfasst oder trägt keinen Projektbezug.
Auftragswert ist null
Dann ist keine Auftragsbestätigung dem Projekt zugeordnet. Nachträglich zuordnen — die Zahl erscheint sofort.
Häufige Fragen
Rechnet Soll/Ist live oder über Nacht?
Laufend. Sobald eine Zeit erfasst, ein Beleg zugeordnet oder eine Rechnung gestellt wird, ändern sich die Zahlen.
Kann ich Soll-Werte nachträglich ändern?
Ja, jederzeit. Sinnvoll bei Nachträgen: Wenn der Auftrag wächst, muss der Plan mitwachsen, sonst vergleichst du gegen ein veraltetes Budget.
Sind Gutschriften im Erlös berücksichtigt?
Gutschriften wirken auf den Erlös des Projekts. Wenn eine Zahl unerwartet sinkt, lohnt der Blick in die Dokumentenliste.
Was ist der Unterschied zu Projekt Pro?
Soll/Ist bewertet das Projekt als Ganzes. Projekt Pro bricht es auf einzelne Leistungspositionen herunter — du siehst dann nicht nur, dass es klemmt, sondern wo.
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