Eine XRechnung erstellen heißt: eine Rechnung als strukturierte XML-Datei ausgeben, die den Vorgaben des Standards entspricht, mit Leitweg-ID des Empfängers und allen Pflichtfeldern. Kein PDF, kein Bild, kein Anhang — die Datei selbst ist die Rechnung. Wer an öffentliche Auftraggeber liefert, kommt daran nicht vorbei.
Dieser Artikel geht die Pflichtfelder durch, erklärt die Leitweg-ID und zeigt, wo Rechnungen im Prüfprogramm des Empfängers hängen bleiben.
Was eine XRechnung von einer PDF-Rechnung unterscheidet
Eine PDF-Rechnung ist ein Bild von Zahlen. Ein Mensch liest sie, ein Programm nicht. Eine XRechnung ist eine Datenstruktur: Jeder Wert steht in einem benannten Feld, und jedes Feld hat eine festgelegte Bedeutung.
Praktisch heißt das: Die Software des Empfängers kann Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Bankverbindung ohne Zutun eines Menschen auslesen und in die Prüfung geben. Deshalb verlangen öffentliche Auftraggeber dieses Format — nicht aus Formalismus, sondern weil sich damit Tausende Rechnungen automatisch verarbeiten lassen.
Der Standard selbst ist eine nationale Ausprägung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Neben XRechnung gibt es ZUGFeRD, das ein PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Beide sind zulässig, wenn der Empfänger sie akzeptiert — reines XRechnungs-XML ist bei öffentlichen Stellen der sichere Weg.
XRechnung oder ZUGFeRD
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Datei | reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Mensch kann sie lesen | nur mit Anzeigeprogramm | ja, das PDF |
| Bei öffentlichen Auftraggebern | Standardweg | nur wenn ausdrücklich zugelassen |
| Bei Geschäftskunden | möglich | meist die bessere Wahl |
| Empfänger ohne E-Rechnungssoftware | kann nichts damit anfangen | sieht ein normales PDF |
Die praktische Regel: An öffentliche Stellen geht XRechnung, an Geschäftskunden ZUGFeRD. Der Grund ist der letzte Punkt in der Tabelle — ein Handwerksbetrieb, der von seinem Zulieferer reines XML bekommt und keine Software dafür hat, sieht eine Datei, die er nicht öffnen kann.
Für den Betrieb heißt das vor allem: Das Rechnungsprogramm muss das Format ausgeben können. Die E-Rechnung in der Mesh APP entsteht deshalb nicht als separater Vorgang, sondern als Ausgabeformat der normalen Rechnung — dieselben Positionen, dieselbe Nummer, andere Datei.
Die Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist die Adresse des Empfängers im Rechnungseingang. Sie sagt der Plattform, an welche Stelle innerhalb der Verwaltung die Rechnung zugestellt wird. Ohne gültige Leitweg-ID wird die Rechnung abgewiesen — nicht bemängelt, sondern abgewiesen.
Sie besteht aus drei Teilen: einer Grobadressierung, einer Feinadressierung und einer Prüfziffer, getrennt durch Bindestriche. Die Feinadressierung kann entfallen, die anderen beiden nie.
Wichtig:
Die Leitweg-ID kommt vom Auftraggeber, nicht vom Rechnungsprogramm. Sie steht im Auftragsschreiben, im Vergabedokument oder in der Bestellung. Wer sie nicht findet, fragt beim Auftraggeber nach — raten führt zuverlässig zur Abweisung.
Weil die ID zum Auftraggeber gehört und nicht zur einzelnen Rechnung, gehört sie in die Kundenakte. Wer sie bei jeder Rechnung neu sucht, macht bei jeder Rechnung denselben Fehler noch einmal möglich.
Die Pflichtfelder
Über die allgemeinen Rechnungsangaben hinaus verlangt der Standard Felder, die auf einer Papierrechnung oft fehlen:
- Leitweg-ID des Empfängers.
- Bestell- oder Auftragsnummer des Auftraggebers, sofern vorhanden — bei öffentlichen Aufträgen praktisch immer Pflicht.
- Zahlungsbedingungen als eigenes Feld, nicht als Fließtext unter der Tabelle.
- Fälligkeitsdatum als Datum, nicht als „14 Tage netto“.
- Bankverbindung mit IBAN in einem eigenen Feld.
- Steuerkategorie je Position, nicht nur der Steuerbetrag in der Summe.
- Einheit je Position in einer normierten Codeliste — „Stk.“ muss zum vorgesehenen Code werden.
- Ansprechpartner beim Rechnungssteller mit E-Mail.
Die normierten Einheiten sind die häufigste stille Fehlerquelle. Wer in seinem Produktstamm „lfm“, „Lfm“ und „Laufmeter“ nebeneinander gepflegt hat, produziert drei verschiedene Ergebnisse, von denen höchstens eines durchgeht. In der Mesh APP hängt die normierte Einheit am Produkt, nicht an der einzelnen Position — einmal richtig gepflegt, gilt sie für jede Rechnung.
Der Weg zum Empfänger
Erstellt ist die Rechnung mit dem Export noch nicht zugestellt. Öffentliche Auftraggeber geben den Übermittlungsweg vor, üblich sind drei:
- Upload über ein Rechnungsportal. Der Betrieb meldet sich an und lädt die Datei hoch. Für wenige Rechnungen im Jahr der einfachste Weg.
- E-Mail an eine Zustelladresse des Portals, XML als Anhang. Verbreitet und ohne Zusatzaufwand.
- Automatisierte Übertragung über eine Schnittstelle. Lohnt ab etwa zwanzig Rechnungen im Monat an dieselbe Stelle.
Welcher Weg gilt, steht im Auftrag. Und er gilt pro Auftraggeber: Zwei Kommunen im selben Bundesland können unterschiedliche Portale nutzen.
Abschlag, Teilrechnung, Gutschrift
Im Bau ist die Schlussrechnung die Ausnahme, nicht die Regel. Abschläge und Teilrechnungen sind der Normalfall — und im XML-Format gibt es dafür eigene Kennzeichnungen, die gesetzt sein müssen.
- Abschlagsrechnungen werden als solche gekennzeichnet und enthalten den Bezug zum Auftrag. Sie sind keine Rechnungen über Teilleistungen, sondern Zahlungsanforderungen auf den Gesamtauftrag.
- Teilrechnungen rechnen abgeschlossene Leistungsabschnitte ab und stehen für sich.
- Die Schlussrechnung muss alle vorangegangenen Abschläge auflisten und abziehen — mit Rechnungsnummer und Datum jeder einzelnen. Genau hier scheitern viele Rechnungen, weil die Abzüge zwar in der Summe stimmen, aber die Bezüge fehlen.
- Gutschriften bekommen einen eigenen Rechnungsart-Code und einen Verweis auf die ursprüngliche Rechnung. Eine Gutschrift als Rechnung mit Minusbetrag zu senden, ist der zweithäufigste Formfehler.
Ein Beispiel: Bei einem Auftrag über 84.000 € netto mit drei Abschlägen zu 25.000 €, 30.000 € und 20.000 € muss die Schlussrechnung alle drei mit Nummer und Datum aufführen und den Restbetrag von 9.000 € ausweisen. Steht dort nur „abzüglich geleisteter Abschläge 75.000 €“, ist die Rechnung formal unvollständig.
Aufmaß und Stundennachweise als Anhang
Rechnungen im Bau kommen selten allein. Aufmaßblätter, Stundennachweise, Lieferscheine und Abnahmeprotokolle gehören dazu. Das Format sieht dafür eingebettete Anhänge vor — eine PDF-Datei kann in der XML-Struktur mitgeführt werden.
Zwei Einschränkungen: Die Größe ist begrenzt, und manche Empfänger akzeptieren nur bestimmte Dateitypen. Ein 40 MB großes Fotoprotokoll gehört nicht in die Rechnung, sondern in eine separate Übermittlung mit Verweis.
Was sich bewährt hat: Aufmaß und Stundennachweis als ein zusammengefasstes PDF anhängen, alles Weitere separat. Und im Rechnungstext einen Satz, der sagt, was beiliegt — der Sachbearbeiter beim Empfänger sieht sonst nur eine Datei ohne Kontext.
Warum Rechnungen abgewiesen werden
Die Prüfung beim Empfänger läuft technisch, nicht inhaltlich. Sie prüft Struktur und Regeln, nicht ob die Leistung erbracht wurde. Die häufigsten Gründe für eine Abweisung:
- Leitweg-ID falsch oder fehlend — mit Abstand Platz eins.
- Bestellnummer fehlt, obwohl der Auftraggeber sie als Pflicht gesetzt hat.
- Summen stimmen rechnerisch nicht. Positionssummen, Nettosumme, Steuerbetrag und Bruttosumme müssen exakt zusammenpassen. Rundungsdifferenzen von einem Cent, die auf Papier niemand bemerkt, führen hier zur Abweisung.
- Steuerkategorie und Steuersatz passen nicht zusammen, etwa bei Reverse-Charge ohne den passenden Hinweis.
- Nicht normierte Einheiten oder Währungsangaben.
- Ungültige IBAN durch Leerzeichen oder Tippfehler.
Eine abgewiesene Rechnung ist keine verspätete Rechnung — sie ist eine nicht gestellte. Die Zahlungsfrist beginnt erst mit erfolgreicher Zustellung. Bei 30 Tagen Zahlungsziel und zwei Abweisungen à fünf Tagen liegt der Geldeingang sechs Wochen nach Leistung.
Was der Betrieb einmalig vorbereiten sollte
- Einheiten im Produktstamm vereinheitlichen. Eine Schreibweise je Einheit, konsequent.
- Leitweg-IDs in der Kundenakte hinterlegen, nicht im Angebot.
- Zahlungsbedingungen als Datum rechnen statt als Textbaustein.
- Eigene Stammdaten prüfen: USt-IdNr., IBAN, Ansprechpartner mit erreichbarer E-Mail.
- Eine Testrechnung senden, bevor die erste echte rausgeht. Die meisten Portale haben eine Prüffunktion.
Diese fünf Punkte kosten zusammen etwa einen halben Tag und verhindern den überwiegenden Teil aller Abweisungen.
Welche Datei ist das Original?
Bei einer Papierrechnung ist klar, was aufbewahrt wird. Bei der E-Rechnung ist es die XML-Datei — nicht der Ausdruck und nicht die Ansicht, die ein Programm daraus erzeugt. Wer das XML wegwirft und das PDF behält, hat das Original nicht mehr.
Das gilt in beide Richtungen: Auch eingehende E-Rechnungen sind im Originalformat aufzubewahren, über die gesamte Aufbewahrungsfrist, unverändert und lesbar. Ein Ordner auf einem Rechner, der in drei Jahren ersetzt wird, erfüllt das nicht.
Praktisch heißt das: Die Datei gehört in das System, in dem auch die Rechnung selbst liegt, mit dem Beleg verknüpft und mitgesichert. Nicht in einen Mailordner.
Auch ohne öffentliche Aufträge relevant
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung breitet sich über den öffentlichen Bereich hinaus aus. Für Betriebe heißt das vor allem: Empfangen können wird zur Voraussetzung, bevor Senden zur Pflicht wird.
Wer heute Rechnungen als XML bekommt und sie ausdruckt, um sie zu prüfen, hat den Vorteil des Formats verschenkt. Sinnvoll ist der umgekehrte Weg: Die Datei wird eingelesen, die Positionen stehen sofort da, der Beleg hängt am Projekt.
Wie der Export und die Formate im Einzelnen funktionieren, steht in der E-Rechnung mit Mesh APP und ausführlich im Guide zur E-Rechnung. Die Rechnung selbst entsteht wie jede andere unter Dokumente — der Unterschied liegt allein im Ausgabeformat.
Dass die Positionen im Angebot schon sauber strukturiert sind, zahlt sich hier doppelt aus: Angebot schreiben im Handwerk zeigt, wie das aussieht. Und wer wissen will, was fehlerhafte Rechnungen den Betrieb kosten, findet die Rechnung in Nachkalkulation im Handwerk.
Fazit:
Die XRechnung ist technisch anspruchsvoller als eine PDF-Rechnung, aber nicht aufwendiger — wenn die Stammdaten einmal stimmen. Der Aufwand verschiebt sich von jeder einzelnen Rechnung auf eine einmalige Vorbereitung: Einheiten vereinheitlichen, Leitweg-IDs hinterlegen, Testrechnung senden. Danach ist der Unterschied zur gewohnten Rechnung ein anderes Ausgabeformat.